Teamwerken

De presentaties die gegeven zijn op het seminar vindt u via deze links:

Meandergroep
NL Com ICT Solutions
Onderzoek van PSW

Meandergroep
De Meandergroep is gestart met wijkgericht werken en het stimuleren c.q. vergroten van het ondernemerschap van medewerkers in de thuiszorg. De Meandergroep heeft 5300 medewerkers, bedient 120.000 klanten en heeft een centrale faciliterende dienst. Voordat ze met wijkgericht werken aan de slag gingen, kenmerkte de Meandergroep zich door een typische top down aansturing, waren sturing en controle en daarnaast regels en procedures karakteristieken van de organisatie en werkte zij aanbodgericht.

Er werden verschillende klachten gehoord vanuit de thuiszorg: medewerkers waren ontevreden, ze hadden geen eigen regie, moesten hard werken met als gevolg de dreiging van een hoog verzuim, het doorslaan in controles, en de klant zag veel te veel verschillende gezichten. Naast deze signalen speelden ook de veranderingen in de huidige samenleving (toename van de zorgvraag en schaarse middelen om dit te realiseren) mee om na te denken hoe de Meandergroep haar werk beter kon inrichten.

De Meandergroep is op zoek gegaan naar nieuwe werkmethodieken en een nieuw werkgebied met een zo laag mogelijk afbreukrisico. Belangrijk hierin was dat de klant centraal zou staan en de medewerker veel tot alles zelf kan doen. Hiertoe zijn er wijkteams, bestaande uit 7 personen, samengesteld die samen een groep vormen en zelfstandig kunnen functioneren. Belangrijke voorwaarde hierin is om kaders te stellen tussen sturing en zelfsturing – tussen chaos en verstarring – tussen versuffing en hobbyisme.

Na invoering van deze verandering blijkt nu uit de praktijk dat de klant daadwerkelijk centraal staat, de medewerker alles zelf doet en creatiever is in oplossingen bij de klant. Ook de rol van de manager is gewijzigd die nu meer optreedt als coach. Daarnaast is het verzuim na invoering laag gebleken en is de betrokkenheid van de medewerkers vergroot. Dit laatste heeft als nadeel dat door de klantgerichte houding, de medewerker soms te betrokken kan raken bij zijn of haar werk. Ook de klant krijgt maar maximaal 7 verschillende gezichten te zien, wat voor bekendheid zorgt bij de klant. Er zijn ook minpunten geconstateerd. Zo is de werkdruk verhoogd door meer betrokkenheid van de medewerkers. Ze zijn snel geneigd om iets extra’s te doen. Hierdoor wordt er soms ook te weinig tijd ervaren om te werken aan teamtaken, zoals (verbeteren) van kwaliteit.
Daarnaast is de productiviteit momenteel niet heel hoog, maar levert het wel minder overheadkosten op. Ook het bonussensysteem werkt nog niet. Meandergroep werkt in een nieuw werkgebied met nieuwe klanten. Cliënten wonen ver uitelkaar waardoor er voor de medewerkers veel reistijd is op dit moment. Als de organisatie gaat groeien en meer cliënten krijgt, wordt deze reistijd verkleind en wordt het bonussenssysteem ingevoerd.

Met de invoering van het teamwerken gaat nog niet alles goed. Zo zijn er problemen met ICT (cliënten voeren op locatie van cliënt gegevens op de laptop in). Denk aan traag en slechte internetverbinding, veel programma’s tegelijkertijd, en langzaam doordat computer continu opgestart moet worden. Er zijn medewerkers afgehaakt, omdat zij o.a. niet konden omgaan met het nieuwe systeem. De programmatuur is niet geënt op kleinschaligheid, en het betekent als organisatie dat je de eerste anderhalf jaar alleen maar aan het investeren bent en nog geen winst kan maken.

Speerpunten voor de Meandergroep voor de toekomst zijn een decentrale roosterplanning en digitalisering van het klantdossier. Het plan is om het teamwerken verder uit te rollen binnen Meander.

Als advies voor organisaties die ook met zelfstandige teams aan de slag willen gaan geven ze aan dat het gaat om maatwerk en dat het belangrijks is om los te durven laten, maar wel grenzen aan te geven tot hoever de vrijheid gaat. Heb vertrouwen en grijp niet te snel in. Betrek de juiste mensen erbij en zorg voor draagvlak.

NLCOM ICT Solutions
NLCOM ICT Solutions is een ICT leverancier sinds 1998. Zij zijn in 2007 een samenwerkingsrelatie met Meander aangegaan. De vraag en uitdagingen vanuit Meander waren:
– Zoeken naar verbeteringen op gebied efficiency en informatievoorziening.
– Mobiele werken niet vlekkeloos: vraag is of daar iets aan te doen is.

Voor het zoeken naar verbeteringen werd er nagegaan of de administratieve rompslomp verkleind kon worden. Oplossing: formulieren afhandeling gebeurt nu via centrale opslag waaruit rapportages kunnen worden opgevraagd. Je helpt hiermee de invuller en de behandelaar van de formulieren.
Het proces wat hiervoor is ingezet ziet er als volgt uit: Er heeft overleg met de projectgroep plaatsgevonden waarin verschillende functionarissen vertegenwoordigd zijn. Hierna wordt het concept gedemonstreerd. Indien concept akkoord dat wordt het product opgeleverd en de livegang in gang gezet.

Voor het vraagstuk mobiel werken:
Medewerker dient cliënt gerelateerde administratie bij de klant uit te voeren. Oplossing: de zorgmedewerker wordt uitgerust met een netbook, mobiele data. Daarnaast oplossen van problemen die de medewerkers ervaren: langzaam, slechte verbinding, veel programma’s tegelijkertijd opstarten.

Sociale innovatie in de zorg (VV&T) in Brabant
In de VV&T is een inventarisatie gemaakt naar sociale innovatie in de organisaties. Aanleiding hiervoor is de toenemende zorgvraag en voorspelde tekorten op de arbeidsmarkt.

Onderzoek is gedaan onder 5 organisaties in de VV&T, zie voor meer informatie hierover de brochure.

Sociale innovatie in de VV&T krijgt vorm door verbetering productiviteit en kwaliteit (organisatieniveau) en betere benutting van talenten van medewerkers (HRM niveau).

In het onderzoek is uitgegaan van het model Smallenbach waarin de voorwaarden om sociaal innovatief gedrag mogelijk te maken worden weergegeven:
– Medewerker kan innoveren: kennis en vaardigheden voor innovatie.
– Medewerker wil innoveren: juiste attitude en emoties voor innovatie.
– Medewerker mag innoveren: stimulerende (fysieke) omgeving voor innovatie.

Het model laat zien dat voor innovatie alle drie de aspecten nodig zijn.

Om te kunnen innoveren:
– Vakkennis
– Meedenken over product- en procesinnovatie
– Overzicht over verloop proces
– Organisatorische en communicatieve vaardigheden

Om te willen innoveren:
– Gedrevenheid en vasthoudendheid
– Dilemma kansen en bedreigingen opgelost

Om te mogen innoveren:
– Ruimte en tijd
– Bevoegdheden
– Flexibiliteit/fouten mogen maken
– Innovatief klimaat

Een toenemende en complexere zorgvraag is een belangrijke ontwikkeling in de zorg en betekenis voor de medewerker. Dit vraagt om een integrale zorgvisie en zorg, vraaggerichte manier van werken waarbij de klant centraal staat en een gedifferentieerd zorgaanbod. Voor medewerkers betekent dit dat zij in het bezit dienen te zijn van een analytisch vermogen, zij om moeten kunnen gaan met diverse zorgvragen en communicatie met cliënt belangrijks is.

De veranderingen in de VV&T in het perspectief van sociale innovatie zijn dat werkprocessen georganiseerd worden, er ruimte is voor talentontplooiing, er is sprake van participerende aansturing en er wordt aan kennisdeling gedaan.

Managers en medewerkers geven aan dat zij het van belang vinden dat er informatie gegeven wordt en er communicatie plaatsvindt, het management een belangrijke rol heeft, er eenduidigheid in het beleid en dat er samenwerking in de keten en met het onderwijs plaatsvindt.

Kenmerken