Metaalbedrijf Jazo Zevenaar innoveert Bottom Up

2010 – De engineering van maatwerkproducten voor klanten kostte te veel tijd. Er was een structurele overschrijding van 23% van de tijdsbesteding ten opzichte van de voorcalculaties. Het hoofd Engineering wilde het anders aanpakken dan voorheen en belde met Syntens. De wens was om de medewerkers uit te dagen, zelf dit vraagstuk vanuit vakmanschap op te lossen.

Aanpak
Er werd gestart met een brainstorm met de hele afdeling (15 medewerkers). De brainstorm ging over de kansen voor verbetering. Vervolgens is het bestaande proces opgesplitst in drie delen. Deze zijn door drie teams doorgelicht. Alle medewerkers mochten aangeven met welk deel zij aan de slag wilden vanuit hun eigen kracht. Onder begeleiding van drie collega’s, die bezig waren met een HBO opleiding projectmanagement, is men aan de slag gegaan met het zoeken naar fundamentele oplossingen. Na drie maanden werden de resultaten en een aantal oplossingen gepresenteerd aan de andere twee teams, het hoofd Engineering en Syntens. Vervolgens werd aan iedereen gevraagd om commitment te geven aan de voorgestelde oplossingen.
Je werk doen en tegelijkertijd aan de slag gaan met vernieuwing bleek niet altijd voor iedereen gemakkelijk. Na ruim een half jaar leek de klad er wat in te komen, tot frustratie van het hoofd Engineering. Hij pleegde een interventie, namelijk de introductie van het PRET-beleid. Dit betekent van NIKS: Negatief – Individueel – Kleinerend – Somber naar PRET: Positief – Respect – Enthousiasme – Teamwork). Dit gedragsbeleid bleek de motor achter een voortdurend traject van slimmer werken en het gebruiken van elkaars krachten en vakmanschap. Het proces loopt nog steeds.
De volgende instrumenten worden gebruikt: brainstorm, probleem extreem vergroten en flowcharts.

Wat het oplevert
Het proces is nog steeds gaande. Slimmer werken doe je niet van het ene op het andere moment. Maar het heeft al veel opgeleverd voor Jazo. De opbrengsten van de nieuwe werkwijzen door digitalisering (tekeningen nieuwe stijl) zijn: minder tijd voor engineering, maar ook zeker minder tijd in de productie, minder menselijke fouten en meer kwaliteit, maar ook kennismanagement en kennis delen. Dus naast de tijds- en geldbesparing resulteert het ook in het vastleggen van vakmanschap. Dit maakt het bedrijf sterker, ook als straks een aantal oude rotten met pensioen gaan. Verder heeft het trotse medewerkers opgeleverd. Een aantal hebben in hun vrije tijd een stenen mannetje (een Inukshuk) gemaakt als icoon voor het proces waar ze met zijn allen in zitten.

Resultaten
Het hele proces, tot nu toe, heeft ongeveer 1 fte gekost. Inmiddels is 70% van het traject doorlopen. Deze kosten zijn inmiddels ruim terugverdiend door de besparingen. Echter, de verandering smaakt naar meer. Inmiddels is het bedrijf de ambities aan het aanscherpen en wil nog meer een voortrekkers- en expertrol gaan vervullen ten aanzien van de markt.
Er is een aantal hele concrete resultaten zichtbaar. De kwaliteit van het tekenwerk is gestegen (er ligt meer vast op tekening en er zijn minder onduidelijkheden voor de productie). Er zijn meer mogelijkheden voor automatisering ontstaan (programmeren in productieafdeling gereduceerd naar bijna 0 hr en geautomatiseerd tekenpakketten per afdeling beschikbaar). Nieuwe mensen zijn sneller ingewerkt/productief. Verder is er sprake van een besparing in tekenuren tussen de 15 en 50%.

Succesfactoren
De belangrijkste succesfactor in het hele proces was het leiderschap van Pascal Bos, hoofd Engineering. Door zijn ondersteunende houding, doorzettingsvermogen en vertrouwen in de capaciteiten van zijn team heeft hij zich niet laten afleiden of ontmoedigen als het even lastiger werd. Zijn tip is dan ook: ‘Als je dit wil, zet dan door, volg je gevoel. En misschien wel het belangrijkste: durf toe te geven als je het niet weet en durf zaken te proberen. Als het niet lukt, stel dan bij’.
De tweede belangrijke succesfactor is de cultuurinterventie. Door de stagnatie niet op gedrags- maar op waarde-niveau in te steken, ging het proces makkelijker.

Updates:
juli 2014, https://www.nieuworganiseren.nu/cases/werken-met-pret/
juli 2017, https://www.nieuworganiseren.nu/cases/hoe-is-nu-jazo/

Keywords: Slimmer werken, innovatie & Innovatievermogen