Ideëencentrale Overheidsinstellingen

2009 – De gemeentes Dordrecht, Zwolle, Oss en Rotterdam, het Ministerie van Binnenlandse Zaken & Koninkrijksrelaties en de Belastingdienst hebben het initiatief genomen om hun ervaringen met ideeënmanagement te bundelen zodat een plek ontstaat waar ideeën tussen gemeenten worden uitgewisseld. De organisaties willen hiervoor een ideeëncentrale creëren en andere overheidsinstellingen de mogelijkheid geven zich hierbij aan te sluiten en mee te laten profiteren van de gezamenlijke creativiteit, denkkracht, expertise en ervaring.

Waarom is dit sociale innovatie?
De gemeentes zijn er van overtuigd dat er in een organisatie veel goud gedolven kan worden. Naast veel ideeën verwachten de gemeenten ook een effect op de organisatiecultuur. Het motiveert medewerkers en zorgt voor een continu verbeterproces. Ideeënmanagement wordt tevens gezien als een HRM-tool om innovatie en medewerkertevredenheid in organisaties te stimuleren en verbeteren.

De Ideeëncentrale is gemaakt voor en door ambtenaren uit heel Nederland. Het is een centrale plek waar ideeën van de gemeente-ambtenaren worden verzameld. Het biedt niet alleen een platform voor uitwisseling, maar ondersteunt ook het interne proces van ideeënmanagement.

Het belang van ideeënmanagement is helder: je benut wat mensen al weten, je maakt het onzichtbare zichtbaar en toepasbaar. Het is een vorm van empowerment. Het gaat daarbij om het actief stimuleren van medewerkers om ideeën te genereren. Innovatie is immers alleen mogelijk door ontsluiting van kennis. Welke ideeën werken bij een ander, dus waarschijnlijk ook in de eigen organisatie? Wat is toepasbaar (te maken) en wat kan er geleerd worden van elkaar?

Aanpak
De website www.ideeencentrale.nl is een verzamelplaats voor ideeën die vanaf de eigen gemeentesite ingediend zijn. Iedere gemeente heeft een eigen gedeelte in deze gezamenlijke applicatie. De ingediende ideeën worden beoordeeld en uitgevoerd, of afgewezen, door het ideeënteam en de ideeënraad van de eigen organisatie. De ideeënmanager coördineert de eigen Ideeëncentrale. Daarnaast kunnen medewerkers reacties geven op ideeën van andere organisaties en kunnen ze stemmen op goede ideeën van anderen.

Via een webbased applicatie kan binnen de gemeente een idee worden ingediend, gevolgd en beoordeeld. De webbased omgeving is aangepast aan de locale ‘kleur’ van de organisatie. Is een idee geïmplementeerd of al meteen geschikt voor publicatie, dan wordt het op het centrale gedeelte van de applicatie geplaatst. Dit gebeurt door een bevoegde functionaris. Alle aangesloten gemeenten kunnen dan de vruchten plukken en direct het idee in praktijk brengen. 

Spelregels
Het ideeënteam toetst ingediende ideeën op de volgende spelregels:

·	Een idee moet uniek zijn. Een gerealiseerd en geïmplementeerd idee wordt niet in behandeling genomen.

·	Een idee moet voor de organisatie toepasbaar zijn.

·	Een idee moet duidelijk beargumenteerd zijn en een oplossingsrichting in zich hebben.

·	Het idee moet zich afspelen op het speelveld van de organisatie.

·	Alle ingediende ideeën hebben een “houdbaarheidsdatum". zij blijven na afronding van het dossier echter wel voor onbepaalde tijd zichtbaar en raadpleegbaar in de Ideeëncentrale.

·	Het ingediende idee wordt eigendom van de eigen organisatie waarbij het is ingediend.

Resultaten
Na een pilotfase is het sinds begin 2009 ook voor andere organisaties mogelijk om zich aan te sluiten. Neem voor meer informatie of deelname contact op via info@ideeencentrale.nl

Met dank aan: InAxis

Kenmerken