Het succes van zelfroosteren. Laat de praktijk u inspireren.
Onderzoek zelfroosteren
“Het begrip zelfroosteren is aan inflatie onderhevig,” begint Van Dalen. “Veel organisaties noemen de roostervorm die zij toepassen vaak wel zo, maar dan blijkt het vaak meer een opgepoetst voorkeursrooster te zijn.” Is er dan helemaal niemand die aan zelfroosteren doet? Het is maar precies hoe je het definieert. “Er zijn nagenoeg geen bedrijven die al echt met zelfroosteren werkt. Maar met zelfroosteren bedoel ik dan de meest extreme vorm van individueel roosteren!”
Ter verduidelijking, vanuit de werkgroep NCSI is de ‘ladder’ van individuele roostervormen gepresenteerd. Individuele roostervormen worden bepaald door enerzijds de mate van zeggenschap over de werktijden en anderzijds de mate van diversiteit in werktijden onder werknemers. Met dat kader in de hand is het onderzoek uitgevoerd, en daaruit blijkt dat de meeste ‘ervaren’ bedrijven in individueel roosteren vooral roostervormen als voorkeursroosters en matching toepassen. Organisaties die zich oriënteren of proefdraaien met individueel roosteren zoeken naar hogere vormen als intekenen, matchen of zelfs zelfroosteren.
De onderzoekers geven tevens een leidraad voor organisaties die zelf met individueel roosteren aan de slag willen. “Een nieuw roostersysteem mag niet leidend zijn voor het invoeringsproces!” waarschuwt Van Dalen. Het komt voor dat organisaties de aanschaf van een nieuw systeem als reden zien om met zelfroosteren te gaan werken. “Zorg er juist voor dat je begint daar waar het al goed gaat, waar draagvlak is om een verandertraject in te gaan.” Een andere aanbeveling is het meekrijgen en trainen van leidinggevenden. Zij moeten immers vaak een stukje van hun roosterverantwoordelijkheid inleveren, en moeten aan de andere kant meer voorwaarden en ruimte scheppen voor zelfsturing en vertrouwen.
Enkele vragen van bezoekers gingen over het creëren van draagvlak en het wegnemen van weerstand. “Zorg voor actieve betrokkenheid in het voortraject”, is het antwoord. Houthuijzen voegt toe dat Connexxion haar medewerkers laat kennis maken met roosterprocessen bij andere bedrijven. Leren van anderen is daarbij het devies. Een andere vraagsteller is benieuwd wat de trigger is voor verandering bij organisatieonderdelen waar ‘het eigenlijk al goed gaat’. Van Dalen: “Er is een bepaald ambitieniveau nodig. Bijvoorbeeld door het willen zijn van een aantrekkelijke werkgever of juist het creëren van bewustzijn over de interne bedrijfsprocessen.” Een voorwaarde is wel dat je eerst je huidige problemen oplost voordat je met individueel roosteren gaat beginnen!
Praktijkvoorbeeld Werken naar Wens (Connexxion)
Michiel Houthuijzen is als manager Vervoersprocessen al 10 jaar betrokken bij het efficiënter maken van de bedrijfsprocessen. Daarbij nadert wel het einde van wat je procesmatig efficiënter zou kunnen doen. “In de motivatie van de medewerker zit de volgende winst.”
Houthuijzen vertelt over hoe Connexxion de stap heeft gezet tot het veranderen van het rooster en roosterproces. Individueel roosteren bij Connexxion betekent het geven van een voorkeurskeuze voor medewerkers voor vrije dagen en voor werktijden. Daarnaast is de Multi-modaal regeling overgenomen van collega vervoerder Arriva. Beweegredenen voor Connexxion zijn aantrekkelijker werkgeverschap, meer flexibiliteit, hogere medewerkerstevredenheid en een verwacht lager ziekteverzuim.
Tussen 2007 tot en met 2009 is het project ‘Werken naar Wens’ uitgerold en is het voorwerk gedaan voor het uitvoeren van de pilots. In 2010 staan pilots bij minimaal vier locaties gepland. De verwachting is dat er eind 2010 op 10 vestigingen gewerkt wordt met persoonlijke roosters.
De belangrijkste voorwaarde voor het draaien van de pilots is het zorgen voor voldoende draagvlak. “Je merkt dat er een inktvlekwerking is onder de verschillende locaties.” Voldoende draagvlak is volgens Houthuijzen wanneer er 70% van de werknemers (op een locatie) geen bezwaar hebben. Dergelijke cijfers worden bepaald na stemmingen tijdens personeelsbijeenkomsten. “Werken naar Wens betekent niet dat er volledig naar eigen wensen gewerkt kan worden.” Wel vergroot het automatiseren van het afstemmen van wensen en werktijden tot eerlijkere en transparantere roosters. Daarbij is het de uitdaging om leren te balanceren tussen de oude groepsroosters en de nieuwe individuele roosters. In hoeverre kun je bestaande bedrijfs- en CAO afspraken loslaten?
Houthuijzen besteedt veel aandacht aan de software. Hij geeft daarbij een waarschuwing: “software kan je nekken als je het nodig hebt.” Hoewel het technische plaatje lijkt te kloppen, het uiteindelijke rooster hoeft niet altijd te passen. Er waren veel aanloopproblemen met de software en hardware: het matchen van wensen kostte veel tijd en was vaak te zwart-wit. Houthuijzen geeft als tip mee om niet te gaan schaduwdraaien, zoals andere organisaties dat doen, maar vooraf meer te testdraaien met “verzonnen wensen”. En zorg voor een back-up rooster indien de eerste matching van wensen niet succesvol verloopt.
Aan het einde van het seminar was er voor de groep gelegenheid om met elkaar te discussiëren over individueel roosteren. Enkele korte knelpunten en vraagpunten die door bezoekers werden ervaren waren: Hoe zit het met relatie tot pensioenregelingen? Welke wettelijke bandbreedte (ATW) is mogelijk? Kan individueel roosteren een oplossing zijn om meer uren uit hetzelfde personeelsbestand te halen? Tijdens de borrel konden de vraagstellers uitgebreid discussiëren met de aanwezige experts over de antwoorden.
Erik Jan van Dalen presenteerde namens FNV Formaat en NCSI het onderzoek naar Individueel roosteren in Nederland. Michiel Houthuijzen van Connexxion lichtte de ervaring vanuit dit vervoersbedrijf met zelfroosteren toe.
Klik hier voor de presentatie van Erik Jan van Dalen: Individueel roosteren in de praktijk.
Klik hier voor de presentatie van Michiel Houthuijzen van Connexxion: Werken naar wens.
Klik hier voor een samenvatting van het onderzoek “ Individueel Roosteren in Nederland ”.
Kenmerken
