Het nieuwe werken bij het rijk. Ervaringen uit de praktijk.

2011 – Novay/TNO heeft onderzoek gedaan naar de praktijkervaringen van de pioniers binnen het rijk met Het Nieuwe Werken (HNW). Er zijn al veel experimenten en goede praktijkvoorbeelden, maar het vraagt nog een grote gezamenlijke inspanning om echt de vruchten van HNW te kunnen plukken, zoals kostenbesparingen en het vergoten van effectiviteit en flexibiliteit van medewerkers. Het belangrijkste advies is om een rijksbrede implementatiestrategie te ontwikkelen en uit te rollen die rekening houdt met de verschillende stadia van volwassenheid en adoptievermogen van afdelingen.

De onderzoekers keken specifiek naar de praktijkervaringen met het sociale medium Yammer, het tijd- en plaatsonafhankelijk werken en de uitdaging voor het middenmanagement om via HNW het beste uit mensen te halen.

Yammer
Yammer werkt op dit moment binnen een aantal ministeries en is zelfregulerend. Het wordt gezien als een aanvullend en meer besloten kanaal voor het delen van kennis en informatie. De ervaringen zijn positief: ambtenaren komen sneller tot nieuwe ideeën en inzichten en hun ideeën worden sneller opgepikt binnen het ministerie. Bovendien vinden veel ambtenaren dat Yammer het werk leuker maakt.

Minder positief is dat het management het gebruik van Yammer niet actief ondersteunt en er zelf ook niet actief mee bezig is. Dit zou wel wenselijk zijn in het kader van verbondenheid en netwerkvorming in breder verband binnen de rijksoverheid.

Tijd- en plaatsonafhankelijk werken
Tijd- en plaatsonafhankelijk werken wordt in verschillende varianten en verschillende stadia van volwassenheid toegepast.

Positieve bevindingen zijn: hogere productiviteit door bijvoorbeeld geconcentreerder kunnen werken op de thuiswerkplek en het beter kunnen benutten van reistijd. Meer tevredenheid en plezier door meer vrijheid en autonomie en betere balans werk en privé. Ambtenaren ervaren meer vertrouwen van hun leidinggevende.

Negatieve bevindingen zijn: minder informele kennisuitwisseling en betrokkenheid, meer afstand tot de leidinggevende en verhoogde werkdruk. Resultaatafspraken zijn niet altijd helder.

Een belemmering is vaak de ICT. De onderzoekers bevelen aan om niet alleen de leidinggevende maar ook de ICT-ondersteuning uit te laten gaan van verantwoordelijkheid en vertrouwen in medewerkers. Strikte beveiliging werkt onveilig gedrag in de hand.

Verdere aanbevelingen zijn het organiseren van collectieve reflectie en faciliteren van sociale cohesie. Het op teamniveau expliciet maken van onderlinge verwachtingen en investeren in de digitale vaardigheden van medewerkers. Ten slotte kunnen ook de gebouwen van ministeries gastvrijer gemaakt worden voor medewerkers van andere ministeries en overheden; meer flexplekken, aanlandplekken en faciliteiten om samen te werken.

Leidinggevenden
HNW gebaseerd leidinggeven komt volgens de ondervraagde managers grotendeels overeen met wat ze al deden; leidinggeven aan professionals. Ze zien zichzelf als facilitatoren. In welke rol ze wel beperkt zijn vanwege generieke rijksbrede voorzieningen op het gebied van HRM, ICT en huisvesting.

De onderzoekers identificeerden uit de ervaringen 5 aandachtsgebieden voor HNW gebaseerd leidinggeven:

Sturen: op collectief resultaat via jaarplannen met individuele afspraken en accenten. Genoeg fysieke contactmomenten met ruimte voor reflectie op resultaat en voortgang.

Vertrouwen: op de input en expertise van medewerkers, betrokkenheid en een veilige omgeving waarin fouten maken is toegestaan en alles bespreekbaar is.

Communiceren: zorgen voor een gezamenlijk beeld en gedeeld kader. Tevens communiceren van bredere ontwikkelingen, aanspreekbaar zijn en een open agenda.

Groei: aandacht voor persoonlijke ontwikkeling.

Verbinding: het versterken van de onderlinge band door te investeren in onderling contact en begrip binnen het team.

Tenslotte bevelen de onderzoekers aan om vooral good practices en ervaringen te delen. 

Bronverwijzing
Het volledige rapport Het Nieuwe Werken bij het Rijk, Ervaringen uit de praktijk van Novay/TNO ( februari 2011) is te vinden in de bijlage. 

Keywords
Het Nieuwe Werken

Kenmerken