Effectief samenwerken = effectief samen besluiten

2010 – Praktijkvoorbeelden en ervaringen tonen aan dat verhogen van betrokkenheid en stimuleren van verantwoordelijkheid bij medewerkers de prestaties van bedrijven verbetert. Een methode waarmee nagestreefd wordt dat medewerkers op verschillende niveaus zeggenschap hebben en meebeslissen over beleidszaken die hen aangaan is sociocratie. Tijdens dit seminar gaf Pieter van der Meché een inleiding over de sociocratische kringmethode (SKM), vertelde Paul Stork van ontwerp- en adviesbureau Fabrique over zijn ervaringen in de praktijk met SKM, en hebben enkele deelnemers een beleidsvergadering nagebootst.

Effectief samen besluiten
Als je als organisatie van A naar B wilt komen, moet er een goed werkend proces van leiden –uitvoeren – meten zijn. Dit is een kringproces waarbij de drie componenten essentiële onderdelen zijn. De kern van samen besluiten is gelijkwaardigheid van de mensen die samen een kring vormen (bv. een team, met een afgevaardigde van het naast onderliggende niveau, en een leidinggevende die ook participeert in de kring op het hogere beleidsniveau). In de presentatie van Pieter van der Meché staat de SKM verder beschreven. De gelijkwaardigheid is terug te vinden in het principe van consent. Dit betekent dat iedereen in de kring (tijdens een vergadering) geen overwegend beargumenteerd bezwaar heeft tegen een voorstel. Een voorstel wordt geformuleerd nadat een onderwerp in drie rondes is besproken: beeldvorming, meningsvorming en besluitvorming. Als er in een organisatie een dubbele koppeling is gemaakt, waarbij zowel afvaardiging van een kring naar een lagere kring, als naar een hogere kring plaatsvindt, is een reden voor vrijstelling van het instellen van een OR. Dit moet dan in statuten zijn vastgelegd.

De voordelen van het consentprincipe kunnen volgens de deelnemers in het seminar zijn:
Draagvlak, geen gemor op de wandelgang, gezamenlijke verantwoordelijkheid, completer beeld en een rijker besluit, voldoening en meer betrokkenheid bij medewerkers.
Nadelen kunnen zijn: het proces is traag, manipulatie kan voorkomen, niet iedereen kan erin mee, de overmachtssituatie van eindverantwoordelijken is weg (men moet met de billen bloot). Dit laatste werd door anderen ook wel als voordeel genoemd.

Paul Stork van de Fabrique stelde kort het ontwerp- en adviesbureau voor dat zich voornamelijk met internetactiviteiten bezig houdt. Toen de organisatie groeide naar meer dan 50 mensen stelde de personeelsadviseur voor eens na te denken over medezeggenschap. Hij had geen ervaring met een OR maar het leek hem vreselijk. Het gevoel dat hij daarbij had was tegenwerking. Ook al leek hem sociocratie in eerste instantie erg geitenwollensokkerig, hij werd wel geïnspireerd door het concept van sociocratie. In 2003 startten ze in het klein om dit uit te proberen. Er zijn 3 ‘lagen’ kringen: topkring, bestuurskring en kringen op de werkvloer.
De topkring is de link naar het ‘wereldbeleid’, met externen uit hun netwerk. De bestuurskring is het spannends; die bestaat uit 4 afdelingsafgevaardigden en de directie. Daar komt het afdelings- en organisatiebeleid samen, en de kring is relatief groot. Op de vraag uit het publiek wat een ideale grootte is van een kring, legt hij uit dat een kring groter dan 20 mensen moeilijk wordt. Ze hebben wel een kring op afdelingsniveau van 30 mensen, maar in de loop der tijd komt niet iedereen mee en laten ze besluiten over aan degenen die er wel zijn. Voorwaarde is dan wel dat er vertrouwen onderling is, de durf er is om agendapunten in te brengen en dat men ook geen consent durft te geven. De kring werkt het beste als de afgevaardigden enige tijd meedraaien (er worden verkiezingen gehouden voor afgevaardigden), zodat er een doorgaande lijn is en mensen niet steeds opnieuw ingewerkt hoeven te worden. De basisvraag bij invoering was: wat is beleid en wat is uitvoering? Hoe ver ga je in de bespreking van onderwerpen, of geef je op een gegeven moment iemand consent voor de uitvoering van een idee en krijgt die enkele criteria mee? De vergaderingen duren wel langer omdat er in meerdere rondes gesproken wordt, en iedereen aan het woord komt. De notulen kunnen daarentegen meestal kort zijn: alleen de besluiten. In sommige afdelingen willen mensen wat uitgebreidere notulen. Met SKM gaat informatie snel het bedrijf in, er komen snel ideeën van medewerkers. Dit levert competitief voordeel op voor het bedrijf, en verbetert de voorstellen door nuttige toevoegingen van medewerkers.
Enigszins baldadig zegt Stork dat je deze methode ook af en toe moet ‘challengen’. Af en toe neemt de directie gewoon een besluit, en dan zien ze wel of het voor de volgende kring op de agenda wordt gezet (agenderen van punten kan altijd), of dat het ‘gewoon een goed idee was’. Het houdt het systeem scherp.
Wat het hem persoonlijk ook heeft geleerd, is dat hij in elke vergadering wil starten met een opening (verwachtingen, punten), rondje (beeld, mening, besluit), en een slotronde. Het blijkt in de praktijk moeilijk om deze drie rondes uit elkaar te houden, maar scheelt een hoop discussie als het lukt. In de slotronde kunnen altijd nog zaken ter tafel komen van inhoud of proces.
Ter afsluiting gaf hij mee dat Aikido veel lijkt op SKM :
Ontmoeten – opening
Meebewegen – beeldvorming
Richting geven – meningsvorming
Loslaten – besluitvorming en slotronde

Fabrique doet meer dan sociocratie om haar doel te bereiken om beter software te maken: empowerment, zelfsturende teams, agile development en co-creatie.

Als laatste onderdeel in dit seminar heeft Pieter van der Meché van het Sociocratisch centrum nog een deel van een spel gespeeld met enkele deelnemers. Zij hielden op drie manieren een vergadering rondom een fictief onderwerp: autocratisch (leidinggevende besluit), democratisch (meeste stemmen gelden) en sociocratisch (in de drie rondes met consent). De andere deelnemers konden zien wat de verschillen waren, vragen hoe het voelde om in de vergadering deel te nemen en zien op welke manier men tot een voorstel komt.

De afwisseling van theorie, praktijk en zelf doen vormde een heel goede kennismaking met deze methodiek. Voor meer informatie kunt u kijken op www.fabrique.nl of www.sociocratie.nl

Kenmerken