De kunst van het samenwerken; Gemeenten aan de slag met Het Nieuwe Werken

2013 – ‘De kunst van het samenwerken’ is een reader opgesteld en uitgegeven door het A+O fonds Gemeenten. Naast  twee algemene beschouwingen van resp. Marc Jetten en Frank Pot, bevat deze publicatie beschrijvingen van sociale innovaties in zes gemeenten: Velsen, Uden, Oss, Heemstede, Rotterdam en Buren.

In het voorwoord zegt Willem van Duijn,  Wethouder in Katwijk dat deze publicatie een vervolg is op ‘De kunst van vertrouwen’, een A+O publicatie uit 2012 waarin een overzicht werd gegeven van de manier waarop gemeenten aan de slag waren met HNW.  Met deze tweede publicatie wil het A+O fonds de opgedane ervaringen delen.  Van Duijn concludeert daar uit dat gemeenten met HNW een tweede fase zijn ingegaan. In de eerste fase lag de nadruk op tijd- en plaats onafhankelijk  en resultaatgericht  werken en vertrouwen. Nu staan visie op de gemeentelijke dienstverlening, kernwaarden en samen werken met andere organisaties centraal.

Varen op moreel kompas  is de titel van het eerste hoofdstuk dat gebaseerd is op een gesprek met Marc Jetten. Jetten stelt dat je bij het werken op basis van vertrouwen, wel moet blijven monitoren en een moreel kader aangeven zodat mensen weten wat van hen verwacht wordt.

Hij noemt drie succesfactoren: een heldere visie, een directie die daarvan de personificatie vormt en de veranderingen aanvliegen in de geest van de visie. Essentieel is tenslotte dat de mening van elke medewerker er toe doet. Een hogere medewerkers- en klanttevredenheid leiden uiteindelijk ook tot een beter bedrijfsresultaat.

Sociale innovatie vergt visie stelt Frank Pot in zijn bijdrage. Doelmatiger of slimmer werken vergt een visie op wat je met een onderneming wil bereiken en hoe je het werk dat daarvoor moet worden gedaan, organiseert in taken en processen. Die visie moet samen met de medewerkers ontwikkeld worden én ook  hun gezamenlijke inspanning en prestaties voor de burgers betreffen. Pot pleit vervolgens  voor ‘ouderwets’ werkoverleg waarin lessen over het werk gedeeld worden, realistische normen afgesproken worden en aan continue vernieuwing gewerkt wordt.

Velsen swingt, zo luidt de titel van het stuk dat gebaseerd is op een gesprek met Dirk Emmer, gemeentesecretaris. Om te kunnen veranderen, stelt Emmer, moet er eerst een basiscultuur zijn waarin je kunt samenwerken, elkaar kunt ontmoeten en ondernemend kan en mag zijn. Daarom is eerst aan de verbetering van de communicatie en aan het bevorderen van denken vanuit een groter geheel gewerkt. In een volgende stap is een visie op de organisatie ontwikkeld waarin vier succesfactoren zijn benoemd: attent, betrouwbaar, doelgericht en dynamisch. In de volgende stappen willen ze in Velsen bereiken dat ze met z’n allen samenspelen en klinken als een swingende band.

Uden is toekomstproof; in Uden was de veranderende rol als gemeentelijke organisatie het uitgangspunt voor een organisatieontwikkeling.  Er is een aantal bijeenkomsten geweest waarop met het personeel over verschillende kanten van het Nieuwe Werken is gesproken; daarna zijn de veranderingen organisch tot stand gekomen. Inmiddels is ‘werken vanuit vertrouwen’  de regel.  Het streven is de medezeggenschap op zo laag mogelijk niveau in de organisatie te leggen, terwijl de formele OR blijft bestaan. In 2012 werden  zo veel mogelijk burgers betrokken bij het opstellen van een visie 2020. Zowel intern als naar buiten hebben starre procedures plaatsgemaakt voor een open houding. Als burgers met een initiatief komen, wordt gekeken wat  wèl  kan. Veel aandacht is er tenslotte voor kennisdeling volgens een eigen methode: ‘Leren op Locatie’  waarbij een gemeentelijke  projectgroep leert van interne en externe experts en professionals.

Netwerken in Oss, bij het maken van plannenin 2006voor een verbouwing van het gemeentehuisis al bewust nagedacht over de veranderende rol van de gemeente en wat dat betekent voor de relatie van de gemeente met de burgers. Dat betrof het kantoorconcept, maar belangrijker is natuurlijk ‘hoe ga je met elkaar om’.  Uiteindelijk werd in 2011 de ‘Osse Manier van Werken’ vastgesteld. Nu functioneert Oss als een netwerkorganisatie in de regionale gemeenschap. In elk samenwerkingsverband zitten weer andere partijen, zoals bedrijven, onderwijsinstellingen, burgers of andere overheden. Deze werkwijze heeft gevolgen voor de besturing; gemeente medewerkers moeten in een samenwerkingsverband zelfstandig kunnen beslissen. Daarom spreken ze van horizontale sturing. Zowel de medewerkers als de leidinggevenden hebben daarom  andere competenties nodig.

Heemstede slaat zijn vleugels uit; de aanleidingvoor de vernieuwing in Heemstede was het verzet van bewoners tegen de plannen om een vleugel aan het klassieke gebouw van het gemeentehuis te bouwen. Geïnspireerd door de manier van werken in Den Bosch werd dat plan aangepast, de uitbreiding gereduceerd met 2000m2 en een ander kantoorconcept geïntroduceerd. De nieuwe werkomgeving vroeg om een nieuwe manier van werken. De medewerkers hebben grotendeels zelf uitgevonden hoe dat er uit ziet, onder meer door bij andere gemeenten (Den Bosch, Heusden en Stein) te gaan kijken. De organisatie werd opnieuw ingericht; men begon met het gezamenlijk ontwikkelen van een visie op wat goede dienstverlening is. Door de veranderde inrichting ontstonden nieuwe samenwerkingsverbanden. In Heemstede gelooft men in organisatie vanaf de werkvloer omdat men er op vertrouwt dat iedereen goed werk wil doen. Inmiddels denken alle medewerkers mee over de volgende stap in de vernieuwing van de overheid. Het principe moet zijn: niet regelen maar faciliteren dat burgers prettig wonen, leven en werken.

Volgers zijn leiders in Rotterdam; HNW010 is geen programma maar een beweging. Het gaat om een nieuw perspectief op de samenwerking met de stad. In het veranderingsproces is bewust gebruik gemaakt van een groep medewerkers die als ‘versnellers’ optraden. De basisstrategie is discussie uitlokken en mensen nieuwe manieren van samenwerken laten bedenken. HNW is voor iedereen maar niet voor iedereen hetzelfde. Het is maatwerk.

Visie is bepalend in Buren; in Buren heet het nieuwe werken sinds 1 mei 2013: Locatie onafhankelijk werken (LOW). Er kan vanuit diverse locaties gewerkt worden en dat is goed om dat er steeds meer vanuit partnerschappen met bijvoorbeeld verenigingen en maatschappelijke instellingen wordt gewerkt. Resultaat gericht werken was al eerder ingevoerd en ook al eerder werden grote stappen gemaakt richting klantgerichtheid: minder regels, ruime openingstijden en meer dienstverlening via internet. De leidinggevenden hebben een training gehad en er zijn organisatie brede afspraken gemaakt die door teams verder worden ingevuld.

Referentie

De kunst van samenwerken. Gemeenten aan de slag met Het Nieuwe Werken. (2013) Hendrison, Quita (red.) Uitgave: A+O fonds Gemeenten, projectleiding: George Evers.  (Zie pdf in de bijlage.)

Thema’s: Het Nieuwe Werken

Sector: Publieke sector

Bron: boek, cases

Kenmerken