Individueel roosteren bij GVB Amsterdam

2011 – GVB is een vervoerbedrijf en verzorgt dagelijks bijna alle vervoersbewegingen in en rond Amsterdam. Tussen mei 2009 en april 2010 voerde het GVB een pilot individueel roosteren uit bij twee tramlijnen in Amsterdam. In totaal namen 80 medewerkers (bestuurders en conducteurs) deel aan deze pilot. Inez de Jong, programmamananager bij de GVB, was eindverantwoordelijke voor de pilot. Ondersteund door Déhora Consultancy Group zorgde zij voor het opstellen van de spelregels en afspraken en de communicatie naar de medewerkers.

Achtergrond
GVB verzorgt dagelijks bijna alle vervoersbewegingen in en rond Amsterdam. Dat wil zeggen: bijna al het vervoer van onder meer trams, bussen, metro’s en veren. Deze vervoersmiddelen moeten 365 dagen in het jaar 17 tot 24 uur per dag bemenst zijn. Bij het GVB Amsterdam werken dan ook 4500 mensen (3850 fte), waarvan zo’n 3000 rijdend personeel is. Naast rijdend personeel werkt er bij GVB ook onderhoudspersoneel, verkeersleiding en veiligheidsmedewerkers in roosterdienst (totaal ongeveer 500). Het GVB heeft dus een flinke planningsuitdaging.

De medewerkers van de tramlijnen werken in ploegen met 10 à 12 collega’s en hebben een eigen vaste tramlijn, maar rijden een individuele rit volgens de aangegeven dienstregeling. De ploeg komt dus gelijk op, maar elke conducteur en chauffeur vertrekt op een ander tijdstip en keert ook op een ander tijdstip weer terug bij het vertrekpunt. Hier kan, afhankelijk van de dienstregeling, soms maar vijf minuten verschil tussen zitten. De roostercyclus van de ploegen wordt een jaar van te voren grotendeels vastgelegd. Er is dan bekend op welke blokken (ochtend, middag, avond en nacht) er diensten gedraaid moeten worden. Gedurende het jaar wordt dit rooster verfijnd met indelingen op bijvoorbeeld een vroege of een late ochtend en de ritten die dan gereden worden.

Doel van de pilot
Doordat er zo lang van te voren diensten vaststaan moet een ondersteunend softwaresysteem faciliteren dat er op het laatste moment nog wijzigingen in de planning gedaan worden. Als dat niet kan, vergt het heel veel administratieve ondersteuning om een dergelijk systeem in de lucht te houden. Om deze administratieve belasting te verminderen is GVB nu stapsgewijs een nieuw planningssysteem aan het invoeren. Dit nieuwe systeem (Quintic) kent een aparte module voor individueel roosteren. Omdat GVB wilde weten of er bij de medewerkers van GVB interesse bestond voor individueel roosteren en hoe zij deze roostervorm zouden kunnen implementeren, hebben zij een pilot individueel roosteren gestart. ‘We wilden met deze pilot achterhalen of we de module voor het individueel roosteren ook serieus willen gaan inrichten’, vertelt Inez de Jong.

Aanpak
Voor aanvang van de pilot heeft het GVB een aantal kaders neergezet. Zo heeft GVB er onder meer voor gekozen om vast te houden aan de oorspronkelijke bloktijden waarbinnen de diensten vallen. Deze tijden zijn immers herkenbaar voor de medewerkers. ‘We hebben als het ware de blokdiensten waar de medewerkers oorspronkelijk op waren ingedeeld in een bak gegooid en hen daar vervolgens een keuze uit laten maken.’ Via Time Care, het ondersteunende softwareprogramma van Déhora Consultancy, konden werknemers zich inschrijven op die blokken.

Het vaststellen van de roosters binnen de pilot bestaat uit verschillende fases:

  1. Drie maanden van te voren worden de bloktijden in het systeem gezet. Voorbeeld: in januari worden er diensten in het systeem gezet voor april. Medewerkers hebben dan tot half februari de tijd om aan te geven welke diensten ze willen draaien. Daarbij is inzichtelijk of een bepaalde dienst die zij willen, overtekend is of niet.
  2. Daarna is het aan de lijnmanagers om te kijken hoe de verdeling is. Waar erg overtekend is, spreken zij mensen aan met de vraag om nog even naar de ingevulde diensten te kijken.
  3. Vervolgens wordt het systeem weer open gezet en krijgen mensen (een week of twee) de mogelijkheid om alsnog te schuiven met hun ingevulde diensten. Daar kunnen ze punten mee verdienen. Door in deze verschuiffase in te schrijven op een impopulaire dienst krijgen ze door de toekenning van punten de volgende keer prioriteit op de door hun gewenste dienst.
  4. Hierna wordt het rooster definitief gemaakt en krijgen de medewerkers het rooster thuisgestuurd. Dit rooster bevat ook de rittijden.

 
Inez: ‘Ik denk dat er een flink aantal mensen zouden zijn die de rode draad een beetje zouden zijn kwijtgeraakt als we naar de ultieme vorm van zelfroosteren zouden zijn gegaan. Maar misschien zou het ook wel goed zijn om ervaring op te doen met een pilot waarbij we alle losse ritten in het systeem aanbieden. Dat zou nog meer keuzevrijheid aan de mensen geven. Medewerkers hoeven dan niet meer om 8.30 uur op te komen, maar bijvoorbeeld om 8.45 uur, op het moment dat ze opstappen. Die extra keuzes zouden ook nadelen kunnen opleveren. We merkten namelijk dat mensen het nu al moeilijk vonden om die blokken uit te kiezen. Daarbij loop je het risico dat je met een paar losse ritjes blijft zitten die je nergens kwijt kan.’

Deelname op vrijwillige basis
Daarnaast heeft GVB er voor gekozen om de medewerkers van de twee tramlijnen niet te verplichten om met de pilot mee te doen. ‘We hebben er voor gekozen om het op vrijwillige basis te doen. Dat is heel verstandig gebleken, want je merkte dat, zeker de mensen die al lang bij GVB in dienst zijn, heel erg hechten aan een vast rooster. Er waren zelfs medewerkers die zo gehecht waren aan hun oude rooster dat ze deze eerst in het systeem hebben ingevoerd en daarna thuis aan de keukentafel gingen kijken waar er eventueel een afwijking van dit rooster mogelijk was. Ik denk dat als we het verplicht hadden opgelegd, dat de pilot was mislukt’. Op een gegeven moment had zich een substantieel aantal medewerkers gemeld die mee wilde doen: bij elke lijn 20 bestuurders en 20 conducteurs (in totaal op de twee tramlijnen 80 mensen). Dat was groot genoeg om een keuze tussen diensten mogelijk te maken.

Onregelmatigheidstoeslagen
Ook zijn de diensten binnen de pilot niet gekoppeld geweest aan onregelmatigheidstoeslagen. De inkomenszekerheid die hierdoor ontstond gaf heel veel rust. ‘In het begin had iedereen wel zoiets van: ‘Wat is dat voor een pilot en wat betekent dat voor mijn toeslagen? Wat raak ik kwijt?’ Door niet aan de toeslag te tornen was het voor medewerkers die oorspronkelijk een avonddienst (met toeslag) hadden niet zo problematisch om binnen de pilot te kiezen voor een ochtenddienst (zonder toeslag). De medewerkers in de pilot hielden dus ook hetzelfde salaris, gebaseerd op hun oorspronkelijke rooster en de onregelmatigheid die daar in zat. Om er voor te zorgen dat de medewerkers wel een bepaalde onregelmatigheid draaiden en dus niet de gemakkelijkste dienstijden er uit pikten, zijn er wel minimum eisen gesteld aan de diensten. Het aantal werkuren moest gedraaid worden en ze moesten minstens twee weekenddagen per drie weken werken. De ontkoppeling met de toeslagen had ook als voordeel dat er geen administratieve slag gemaakt hoefde te worden richting de salarisadministratie en dat mensen ook veel makkelijker een dienst ruilden. ‘Zo werd onder meer voorkomen dat mensen vlak voor de kerst ineens hele onregelmatige diensten indeelden om zo wat extra’s te verdienen.’

Waarom is dit sociale innovatie?
De pilot bij GVB heeft de typische win-win situatie als gevolg gehad. Heel veel deelnemers waren tevreden over het feit dat ze meer invloed hadden op hun eigen werktijden. Daarnaast stelden de medewerkers zich ook veel flexibeler op richting GVB. Ze schoven eerder met hun tijden als dat voor GVB beter uitkwam. GVB kon ook makkelijker het aantal benodigde diensten op- en afschakelen, omdat er als gevolg van het individueel roosteren de diensten niet al een jaar van te voren waren vastgelegd. Doordat er veel korter van de voren een planning wordt rondgemaakt, is er veel beter in te spelen op vraag en aanbod.

Resultaten
Binnen de pilot was het mogelijk om meer dan 95% van de aangevraagde wensen in Time Care op te nemen in het uiteindelijke rooster.  
De meeste deelnemers aan de pilot waren zeer positief over de pilot en vonden het jammer dat deze is gestopt. Er gingen zelf geluiden op om de pilot ook open te stellen voor anderen. Medewerkers waren meer betrokken bij het werk en vaker bereid diensten van elkaar over te nemen. Ook het samenwerken met collega’s van een andere ploeg werd als positief ervaren. 

Vervolg
GVB is nu bezig na te denken over hoe de module voor individueel roosteren van Quintic toegepast kan worden op al het rijdend personeel. Daarvoor zal het nodig zijn om ook met Quintic een pilot te draaien aangezien dit systeem anders opgebouwd is dan Time Care. Aan de hand van deze pilot kan GVB de spelregels voor individueel roosteren uitrollen over het hele bedrijf. ‘Dat is wel iets voor de komende drie à vier jaar. We willen geen risico lopen op uitval van vervoer. Als je maar een beetje verkeerd plant, rijdt er al ergens geen bus, tram of metro. Dat risico willen we niet lopen’, aldus Inez. 

Tips
Inez geeft, andere bedrijven die met individueel roosteren willen starten, de volgende tips:

  • Begin een pilot echt op vrijwillige basis. Het verplicht opleggen van een dergelijke proef zorgt voor weerstand. 
  • Laat de toeslagen met rust. Dit geeft werknemers namelijk inkomenszekerheid voordat men aan de pilots begint. De administratieve last is daardoor veel minder groot en de rust onder het personeel blijft behouden.
  • Richt het systeem zo in dat mensen die niet mee willen doen, op een andere manier kunnen blijven roosteren.
  • Licht de OR in over de voornemens. Doordat zij afweten van de pilot blijven zij positief over het starten van de pilot. De OR van GVB heeft wel aangegeven dat zij gebruik wilde maken van het instemmingsrecht als de pilot zou worden verbreed. Verder was de ontkoppeling van toeslagen een harde voorwaarde van de OR waaronder de pilot (en een eventueel vervolg hiervan) mocht draaien.
  • Richt de pilot zo simpel en overzichtelijk mogelijk in. Voor deelnemers is het al best lastig om werktijden te kiezen die zorgen dat ze voldoende uren maken, onregelmatig genoeg zijn, passen binnen de Arbeidstijdenwet én aansluit op hun privésituatie. Ook voor de planners geldt dat veel extra administratieve last al snel tot verlies van draagvlak leidt.

Verwijzing
Meer informatie vindt u op de volgende websites: www.gvb.nl en www.dehora.nl.

Keyword: Individueel roosteren