Gebr. Huybregts Groep, Verbetertrajecten in het werkproces
2014 – Gebr. Huybregts Groep in Tilburg is een van de grootste logistieke dienstverleners in distributie van food en non food naar grootwinkelbedrijven. Met 120 wagens, verzorgt het bedrijf zowel droogtransport als koeltransport, voornamelijk in de Benelux en Frankrijk. Daarnaast beschikt het bedrijf over 3 warehouses. Er werken 180 tot 200 fte waaronder 100 chauffeurs, 40 kantoormedewerkers, 50 medewerkers in de loods en 5 personen op de financiële administratie.
Verbetertrajecten in het werkproces
Afgelopen jaar heeft het bedrijf geïnvesteerd in verbetertrajecten in diverse werkprocessen. Hierbij werd gebruik gemaakt van een viertal analyse-instrumenten: Value Stream Mapping, Productiviteitsbenchmarkanalyse, Klant/procesanalyse en Persoon/werkanalyse. Dit laatste aan de hand van drie standaarden: autonomie, taakidentiteit en creativiteit. Daarnaast is men gestart met Kaizen Workshops: een lean traject waarbij afwijkingen of problemen in diverse processen worden gerapporteerd als input voor verbeteracties. Het gaat dan bijvoorbeeld om afwijkingen als breuk, aflevering op een verkeerd adres, te late aflevering, enz. Op basis van deze rapportages – die op een eenvormige wijze dienen te gebeuren – wordt een vervolgtraject opgesteld. Tijdens de Kaizen workshop analyseren de medewerkers zelf de oorzaken van bepaalde verstoringen in het proces. In vervolgsessies worden korte, middellange en lange termijnoplossingen besproken..
Aanpak
Bij de start is het project gepresenteerd in het managementteam en vervolgens in een bijeenkomst met de Kaizen teamleden. Medewerkers van verschillende productgroepen namen aan de Kaizen groep deel. Ze zagen het als iets speciaals om hierbij betrokken te worden wat het enthousiasme aanwakkerde. Om draagvlak te behouden worden alle verbeteracties (voor de middellange termijn) en de status (stand van zaken) van de verbeteracties zichtbaar gemaakt op een bord. Er is ook een ideeënbus waarbij werknemers mogelijke verbeteringen kunnen aandragen. Er wordt altijd terug gerapporteerd hoe de ideeën van medewerkers worden opgevolgd, of in het andere geval, waarom een voorstel niet doorgevoerd wordt. Om medewerkers in staat te stellen te participeren in een Kaizen groep, is er scholing voorzien m.b.t. het analyseren van oorzaken, het formuleren van oplossingen en het geven van feedback. Ook op andere vlakken krijgen de medewerkers scholing, onder meer op het gebied van ‘zuinig rijden’ en ‘het nieuwe rijden’.
Resultaten
Werknemers voelen zich meer betrokken en serieus genomen.
In vergelijking met andere trajecten zoals de actie ‘zuinig rijden’ is het m.b.t. de Kaizen workshops moeilijker om concrete resultaten te benoemen, bijvoorbeeld in termen van besparing op werktijd. Het terugbrengen van een taak van 8 uur naar 7 uur kan hooguit als streefdoel worden benoemd. Wel kan nu al worden vastgesteld dat het bij de planning rustiger geworden is. Reacties van klanten hebben voornamelijk betrekking op activiteiten m.b.t. duurzaamheid. Het label ‘lean & green’ (lean en duurzaam) waarmee het bedrijf zich verbindt om de uitstoot te verminderen, kent een positieve feedback. Ideaal zou zijn als de klant op termijn ook zou gaan meedenken over de werkprocessen in relatie tot de aflevering van goederen.
Randvoorwaarden
Medewerkers moeten worden vrij gepland om aan een Kaizen sessie te kunnen deelnemen. Het gaat namelijk vaak om medewerkers die moeilijk van de werkvloer zijn weg te halen. De motivatie voor deelname aan een lean traject kan worden bevorderd door bij de presentatie van het traject met aansprekende en herkenbare voorbeelden te komen. Draagvlak bij het managementteam is noodzakelijk om te kunnen starten. Naast het terugkoppelen van de resultaten is communicatie naar de medewerkers toe over wat er gaat gebeuren, wat de voordelen zijn en wat er reeds gebeurd is, van groot belang. Communicatie is ook nodig om terugval in de oude situatie te voorkomen. Door een stuurgroep in te stellen met sleutelfiguren uit het bedrijf, kunnen medewerkers ervaren dat het project gedragen is door verantwoordelijken.
Meer informatie
www.huybregts.nl
Kenmerken
