Embrace, Sociale Business Software; product van cocreatie

2013 – Het bedrijf Malengo telt nu 50 medewerkers; drie jaar geleden waren dat er nog maar 15. Het IT-bedrijf ging een samenwerking aan met een organisatieadviesbureau Vetellus. Samen ontwikkelden ze Embrace, sociale business software, dat ze in 2011 op de markt zetten.

Aanpak

Zo’n drie jaar geleden organiseerde Martijn Weesjes een pizza-avond om eens met verschillende mensen te brainstormen over een nieuwe vorm van intranet. Zijn bedrijf Malengo maakte al een aantal jaren intranetten voor organisaties, maar hij was daar eigenlijk niet zo tevreden over. ‘Ik vond het nogal nutteloze objecten,’ zegt hij in zijn kantoor in Groningen. ‘De mensen voor wie het bedoeld is, maken er nauwelijks gebruik van en het leidt zelden tot meer kennisdeling in de organisatie.’ Tijdens een vakantie bedacht hij dat je het concept Intranet eigenlijk opnieuw zou moeten uitvinden, maar hoe? Dat was de reden dat hij die pizza-avond organiseerde. Daar ontmoette hij Frank Smit, partner bij organisatieadviesbureau Vetellus en van het een kwam vervolgens het ander. Weesjes: ‘Tijdens dat gesprek kwamen we erachter dat als je iets nieuws wilt doen met intranet, dat je dan met de cultuur binnen de organisatie aan de slag moet. Het is niet de techniek, maar het gedrag van mensen dat het succes van intranet bepaalt. Dat wisten we natuurlijk eigenlijk wel, maar wij zijn techneuten. Wij hebben iemand van buiten nodig die ons helpt om met die kennis ook wat te kunnen doen.’

Het zou nog ruim twee jaar en heel veel pizza-avonden kosten om een concept neer te zetten waarmee de twee bedrijven onder de gezamenlijke naam Embrace de boer op konden. De basis daarvan wordt gevormd door het besef dat door de komst van de nieuwe sociale media eigenlijk iedereen in een organisatie met iedereen binnen en buiten de organisatie kan communiceren.

Smit: ‘Dat betekent nogal wat voor een organisatie, want je gaat dwars door de hiërarchische lagen en organisatiegrenzen heen. Wat kom je dan allemaal tegen? Hoe ga je bijvoorbeeld om met vertrouwelijke informatie? En in welke processen kun je het inzetten?’ Weesjes: ‘Je zou bijvoorbeeld de vragen die de helpdesk van een dienstverlenend bedrijf krijgt en die zij niet zelf kunnen beantwoorden de organisatie in kunnen schieten, zodat iedereen over de vraag kan nadenken in plaats van alleen een klein select groepje. De vraag is echter: gaan mensen dat ook echt doen? Hoe stimuleer je dat? Dat zijn wel lastige vragen waar we niet meteen een antwoord op hadden.’

Open innovatie

Omdat het zo’n nieuw en onbekend terrein betrof, besloten Weesjes en Smit de productontwikkeling in de vorm van een open innovatie te doen. Smit: ‘We hebben zoveel mogelijk verschillende mensen erbij betrokken: wetenschappers, specialisten op hele specifieke onderdelen, gebruikers, softwareontwikkelaars. Dat betekent nog meer pizza-avonden, klankbordgroepen, gebruikersbijeenkomsten: vertel het maar. Hoe moet het eruit zien? Wat kun je ermee, en hoe verandert het je werk?’ Weesjes: ‘Door er zoveel mogelijk verschillende mensen bij te betrekken, kom je verder dan wanneer je het allemaal alleen probeert te ontwikkelen. Als ik alleen in mijn netwerk ga kijken, krijg je toch een beetje dezelfde soort mensen en dezelfde soort ideeën. Door onze netwerken aan elkaar te koppelen en er ook mensen van buiten bij te halen, ontstonden er echt nieuwe dingen. Dat kost wel meer tijd en energie, maar het levert ook een heel volwassen product op waarmee we in 2011 onder de naam Embrace live zijn gegaan.’

Maar dat niet alleen, dit proces van co-creatie veranderde ook de twee achterliggende bedrijven Malengo en Vetellus zelf. Smit: ‘Wij merken het in de vragen waarmee we benaderd worden, we hebben geleerd hoe je de principes uit de social media in kunt zetten om gedrag in organisaties te beïnvloeden. Dat gaan we de komende tijd ook heel actief inzetten en we verwachten daar hele nieuwe mogelijkheden.’ Weesjes: ‘Malengo is nu drie keer zo groot als toen we hiermee begonnen; we waren met vijftien man, inmiddels zitten we rond de vijftig. We doen grotere projecten en zijn veel vaker betrokken bij het primaire proces van onze klanten. Dat komt door de samenwerking met Vetellus; daardoor kregen we hele nieuwe inzichten in organiseren die we nu kunnen inzetten in de IT-projecten die we nog steeds doen. We hebben bovendien geleerd om beter door te vragen: wat is de vraag achter de vraag? Daardoor kunnen we veel beter en sneller leveren wat de klant echt wil. Maar het heeft ook onze mensen en de manier waarop ze werken aanzienlijk verandert.’

Resultaten

Het bedrijf Malengo is gegroeid van 15 naar ca. 50 medewerkers nu.

Met Vetellus ontwikkelde het bedrijf een nieuw concept: social business software.

De mensen van Malengo worden bij grotere projecten en meer bij het primaire proces van de klanten betrokken.

Verwijzing:

Bedrijf: https://www.embracesbs.com/

Interview Syntens / Ben Kuiken: https://www.syntens.nl/Artikelen/Artikel/Embrace-kennisdelen-als-missie.aspx

Thema’s: Externe samenwerking (cocreatie), Innovatie & Innovatievermogen, Open innovatie, MKB

Sector: Commerciële dienstverlening, ICT, Creatieve industrie