Een nieuw managementsysteem bij KSE, Bladel

KSE is een technologisch familiebedrijf met een breed aanbod aan machines, automatiseringsoplossingen en diensten voor met name de PremixMineral- en de diervoederindustrie. Naast leverancier van doseer- en weegapparatuur en automatiseringssoftware, levert KSE ook consultancy, engineering en project management bij het ontwerp van nieuwe productielijnen en fabrieken, inclusief service en onderhoud. Er werken 120 medewerkers, waarvan het grootste gedeelte op HBO niveau.

Managementsysteem
Begin 2010 is KSE begonnen met de invoering van een nieuw managementsysteem. Het belangrijkste doel hierbij is de bedrijfsprocessen efficiënter te laten verlopen en de communicatie tussen de divisies te verbeteren. Het borgen van kennis, noodzakelijk vanwege de leeftijdsopbouw van het personeelsbestand, en de behoefte aan verdere groei en expansie waren eveneens motieven. De kern van het systeem is een divisie-indeling waarbij voor elke divisie de bedrijfsprocessen in kaart zijn gebracht en de overdracht en communicatie tussen de divisies onderling optimaal is geregeld. Het denken in processen met daarbij duidelijke functieomschrijvingen en het vastleggen van verantwoordelijkheden zijn eveneens belangrijke uitgangspunten.

In het nieuwe systeem zijn de bedrijfsactiviteiten onderverdeeld in zeven divisies: management, personeel, communicatie & ICT, marketing & verkoop, financiën, ontwikkeling, projecten, fabricage, service, kwaliteit en expansie. Elke divisie werkt naar een ‘Waardevol Eindproduct’ (WEP). Op basis van statistieken kan worden gekeken hoe de betreffende divisie functioneert. Het managementsysteem is een cyclisch doorstroomsysteem waarbij de divisies Personeel, Communicatie & ICT en Kwaliteit de pijlers vormen.

Aanpak
De aanpak is medegedeeld aan het voltallige personeel via een presentatie. Vanuit daar is er gestart met het geven van een maandelijkse presentatie over de voortgang. Daarnaast zijn er kwartaalpresentaties over de behaalde resultaten. Een samenvatting van de presentaties wordt 10 x per jaar gecommuniceerd in een zogenaamde ‘newsletter’.

Bij de start van het project hebben de leidinggevenden een training ‘beter zaken doen door communicatie’ gekregen en een training ‘hoe mensen beter te begrijpen’. Deze zijn erop gericht het beste uit medewerkers te halen. De trainingen voor divisiehoofden en leidinggevenden worden gedurende de looptijd van het project voortgezet. Daarnaast hebben medewerkers uit de hele organisatie korte trainingen communicatie gevolgd.

Alle divisiehoofden hebben daarnaast de opdracht gekregen hun bedrijfsprocessen uit te werken. De verschillende processen worden op afdelingsniveau in kaart gebracht. Via procedures, routeformulieren en werkinstructies kan de kennis van de medewerkers, die op dit moment nog in de hoofden zit, geborgd worden. Medewerkers kunnen tevens verbetervoorstellen indienen. Door de leidinggevende van de indiener wordt elk voorstel behandeld en wordt hierover direct aan de betreffende medewerker terugkoppeling gegeven. Het systeem is er zo op gericht leidinggevenden te ontlasten en verantwoordelijkheden dieper in de organisatie te leggen.

Resultaten
Via intranet zijn afdelingen voortaan op de hoogte van elkaars activiteiten en prestaties. Er is een inwerkcursus voor nieuwe medewerkers. Uit de maandstatistieken blijkt dat sinds de invoering van het managementsysteem de productiviteit is gestegen. Alle medewerkers zijn bewust bezig met hun productiviteit. Producten gaan sneller door de organisatie en er moet minder worden nageleverd. De omzetdoelstelling van 2011 is ruim gehaald en er is sprake van een groei van de orderportefeuille.

Randvoorwaarden
Om iedereen betrokken te houden, is het van belang op de ingeslagen weg door te gaan en de rode draad aan te houden. Ook is het van belang met medewerkers te blijven communiceren over de voortgang en resultaten. Het geven van ondersteuning bij het vastleggen van kennis, veranderingsprocessen en toepassing van nieuwe procedures is ook noodzakelijk om dit managementsysteem succesvol te implementeren.

Meer informatie
See the website of the company www.kse.nl  and see: www.socialeinnovatiebrabant.nl

Thema: Dynamisch managen

Sector: High tech

Bron: Case