Beddenmonitor bij UMC St. Radboud

2011 – De kerntaken van het Universitair Medisch Centrum St Radboud zijn naast patiëntenzorg ook onderwijs en onderzoek. Door de vergrijzing en de krapper wordende arbeidsmarkt moet op efficiënte wijze met personeel worden omgegaan. De komende jaren zal de vraag naar zorg toenemen als gevolg van technologische ontwikkelingen en de vergrijzing van de samenleving. De verwachting is dat het aantal werknemers in de zorg niet evenredig zal toenemen, waardoor er tekorten aan personeel zullen gaan ontstaan. Daarnaast is het door de marktwerking in de zorgsector steeds meer van belang geworden om zorg zo goedkoop mogelijk aan te kunnen bieden, zonder de  kwaliteit in het geding te laten komen. Om in de toekomst aan de zorgvraag te kunnen blijven voldoen is het dus noodzakelijk voor het UMC St. Radboud om op zoek te gaan naar manieren om de  arbeidsproductiviteit te verhogen en personeel efficiënter in te plannen door flexibel te organiseren. 

Waarom is dit sociale innovatie?
Het betreft een nieuwe manier van werken voor zowel de leidinggevenden als werknemers, waarbij kosten worden bespaard en productiviteit wordt verhoogd door flexibeler te organiseren.

Doelstelling                                    
Het UMC beoogt een manier te vinden om de arbeidsproductiviteit te verhogen en personeel efficiënter in te plannen. Met het ESF project ‘Beddenmonitor’  kan hieraan bijgedragen worden doordat het de bedbezetting inzichtelijk maakt en makkelijk trends signaleert.

Aanpak
Uit de analyse van de knelpunten op het gebied van arbeidsproductiviteit, waarmee het project is gestart, bleek onder andere dat er niet altijd slim geroosterd wordt. Ook komt het regelmatig voor dat op een dag voldoende medewerkers beschikbaar zijn maar dat de inzet niet goed verdeeld wordt over de diverse diensten. Zowel onder- als overbezetting zijn negatief voor de werkbeleving van medewerkers.

In het project Beddenmonitor zijn initiatieven gestart om beter te roosteren en om meer stabiliteit te creëren in de personele inzet op afdelingen. Speerpunt was het voorkomen van onder en ook overbezetting. Deze initiatieven moesten zorgen voor meer transparantie van de werkprocessen en de planning, door meer inzicht te bieden in de hoeveelheid werk enerzijds en de inzet van medewerkers anderzijds. Aan het project heeft een zestal afdelingen deelgenomen. Op deze afdelingen is op verschillende manieren de hoeveelheid werk en de personele bezetting in kaart gebracht.

Eén van de manieren waarop de hoeveelheid werk inzichtelijk is gemaakt is de Beddenmonitor. Door het inzichtelijk maken van de bedbezetting kunnen trends gesignaleerd worden. In het project is ook gewerkt aan de ontwikkeling van een personeelsmonitor om de inzet van medewerkers in kaart te kunnen brengen en te vergelijken met de bedbezetting.

Een manier waarop het makkelijker wordt om te roosteren volgens de opgestelde standaardnorm is het inzetten van de jaarurensystematiek. Met deze methode is een start gemaakt op de afdeling spoedeisende hulp. Dit is een manier  – die volgens de cao al tot de mogelijkheden behoort – om op jaarbasis flexibeler te roosteren. Het houdt in dat je bijvoorbeeld bij een contract van 24 uur per week in een rustige periode 20 uur werkt en in drukkere periodes juist 30. Op deze manier kunnen dagdelen met onderbezetting worden beperkt. 

Resultaten
Een belangrijk resultaat is het besef dat er veel winst is te boeken door slimmer te werken en slimmer te roosteren. Het is nu mogelijk standaard analyses en oplossingen aan te bieden, zoals beter roosteren, het toepassen van de jaarurensystematiek, het transparant maken van de inzet van personeel en het calculeren van het benodigde aantal medewerkers in bepaalde periodes of tijdstippen.

De concrete resultaten van het project verschillen flink per deelnemende afdeling. Op sommige afdelingen is het fantastisch gegaan, andere afdelingen hebben meer tijd nodig voor de veranderingsprocessen. Een ander belangrijk resultaat is dat het roosteren en discussies rondom de werkdruk geobjectiveerd zijn. Piekperiodes en de relatie tussen hoeveelheid werken en personele inzet zijn neutraal inzichtelijk gemaakt.

Verwijzing
Dit project is mede tot stand gekomen middels een subsidie van ESF actie E. ESF Actie E biedt subsidie aan werkgevers die werkprocessen en werkomstandigheden slimmer organiseren om effectiever te werken. Meer informatie vindt u op de website van het agentschap SZW. Meer informatie over  het UMC st Radboud is te vinden op www.umcn.nl


Bronvermelding

Als bijlage is de volledige casebeschrijving opgenomen. Deze beschrijving is gemaakt door Bureau Bartels in het kader van de evaluatie van de subsidieregeling.


Keywords

Flexibel organiseren, individueel roosteren, monitoring & evaluatie