Zelfroosteren bij GGZ instelling Kwintes

2011 - Kwintes is een GGZ instelling in de geestelijke gezondheidszorg en maatschappelijke opvang. De organisatie biedt zorg op maat aan mensen met een psychische of sociale kwetsbaarheid bij wonen, werken, leren en recreëren. Het gaat om mensen met een psychiatrische diagnose, (tijdelijke) psychosociale problemen, een hersenbeschadiging, een forensische maatregel, een dubbele diagnose (combinatie van verslaving én een psychiatrische diagnose), slachtoffers van huiselijk geweld, tienermoeders, jongeren en ouderen met autisme, zwerfjongeren en dak- of thuislozen. In 2009 is Kwintes een pilot zelfroosteren gestart. Marga Hullegien is hoofd van het roosterbureau en is van het begin af aan betrokken geweest bij roosterprocessen binnen Kwintes.  

Doel
Sinds 2002 komen de roosters van Kwintes tot stand door middel van centraal roosteren. Dit houdt in dat het centraal gelegen roosterbureau van Kwintes in Zeist de roosters maakt van alle locaties in de verschillende regio’s waar Kwintes is gevestigd.

Kwintes constateerde dat dit voor een deel van de organisatie prima werkt, maar een ander deel van de organisatie meer eigen regie over het roosteren wilde. ‘Door centraal en niet op de locatie zelf de roosters te maken, is het lastig in te schatten welke wensen van medewerkers ten aanzien van het rooster je wel en niet kan honoreren. Je  moet de cultuur van een regio of locatie  leren kennen en dat maakt het inroosteren soms lastig’, aldus Marga. Een aantal medewerkers was dan ook minder tevreden over de kwaliteit van het rooster. Ook het roosterbureau had moeite met de grote afstand tussen de regio’s en het hoofdkantoor en de communicatie over de roosters. 

Om uit deze vicieuze cirkel te komen is het roosterbureau op zoek gegaan naar een andere manier van roosteren waardoor medewerkers meer zeggenschap over hun eigen rooster zouden krijgen en de medewerkertevredenheid zou groeien. Een voorwaarde was dat de arbeidstijdenwet en de cao nageleefd zouden worden en de urenregistraties zouden blijven kloppen. Uit de zoektocht is toen het idee ontstaan om te gaan zelfroosteren. Déhora consultancy heeft Kwintes geholpen met het uitrollen van het zelfroosteren binnen de organisatie.

De pilot zelfroosteren is uitgevoerd binnen de regio midden noord Flevoland. Deze regio wilde heel graag met het zelfroosteren aan de slag. Marga zegt hierover: ‘Het was niet zo heel moeilijk om mensen van die regio gemotiveerd te krijgen voor de pilot. Want de huidige manier van roosteren werkte voor hen niet goed. Een groot deel van deze regio is nu nog steeds heel enthousiast over het zelfroosteren.’ 

Aanpak
De voorbereiding van de pilot duurde ongeveer drie maanden. Het roosterbureau met leidinggevende en hoofd P&O hebben en implementatieplan geschreven inclusief een tijdsplanning. Alvorens aan de slag te gaan met het plan heeft het MT toestemming gegeven voor de uitvoering. Vervolgens is Marga samen met Déhora bij alle locaties binnen de regio op bezoek geweest om aan de medewerkers uit te leggen wat de methode van zelfroosteren inhoudt en heeft vragen beantwoord. Met behulp van de informatie en vragen die voortkwamen uit de bezoeken aan de locaties is een stappenplan opgesteld. ‘Als er over dit stappenplan nog vragen waren dan beantwoorden we die telefonisch of ik ging nog een keer naar de locatie toe en dan had ik de roosteraar uit de regio bij me’, vertelt Marga. 

Kwintes constateerde dat de eerste twee à drie maanden van de pilot prima verliepen, maar dat er zich daarna toch een bepaalde kentering voordeed. Medewerkers probeerden bijvoorbeeld uit wat er zou gebeuren als zij niets zouden invullen in het rooster. Daarbij leverde de verschuivingsfase vaak de meeste problemen op. Medewerkers moesten nog wennen aan het nemen van eigen verantwoordelijkheid om een rooster passend te maken. Volgens Marga is het is op zo’n moment heel belangrijk om te blijven communiceren en uit te leggen hoe het systeem van zelfroosteren werkt. Daarbij is het goed om aan medewerkers duidelijk te maken hoe belangrijk het is om zelf verantwoording te nemen voor hun rooster.

Na driekwart jaar is de pilot geëvalueerd en met het management besproken. De pilot is met name van belang geweest bij het vaststellen van een aantal randvoorwaarden voor het uitrollen van zelfroosteren over heel Kwintes.

Tijdens de pilot bleek onder meer dat een roostermaatje, die roosters maakte voor een team binnen locatie, geen goed idee was. Werknemers die aan zelfroosteren doen moeten uiteindelijk zelf gaan inroosteren en dat lukt niet als er nog een schakel tussen zit.

Daarnaast is er ook besloten geen toeslagen of punten toe te kennen aan mensen die impopulaire diensten draaien. Kwintes is van mening dat medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor de indeling van het rooster. Marga: ‘De een vind het namelijk gewoon fijn om juist heel veel weekenden te werken en dat mag dat niet ten koste gaan van iemand die zegt: ‘Het maakt mij niet uit’. We werken dus heel bewust niet met toeslagen.’

Ook heeft Kwintes ervoor gekozen om tijdens de pilot met het softwareprogramma SP Expert te blijven werken. Het zelfroosteren hebben ze gerealiseerd door op de locaties blanco roosters uit SP expert op te hangen. De medewerkers vullen hier met potlood en gummetje hun wenselijke werktijden op in. Het roosterbureau voert deze gegevens ter plaatste in en controleert de roosters op de arbeidstijdenwet en de cao. 

Verder werd er tijdens de pilot, maar ook daarna, geroosterd per team. De samenstelling van die teams verschilt. Er zijn teams die alleen maar uit persoonlijk begeleiders bestaan. Maar de woonvormteams hebben vaak twee persoonlijk begeleiders, huishoudelijk medewerkers en woonbegeleiders.  Qua grootte verschillen de teams van tien tot dertig man. 

Uitrollen van het zelfroosteren over de rest van de organisatie
In 2010 heeft Kwintes - nadat alle voors en tegens waren afgewogen en de OR geïnformeerd was - er voor gekozen het zelfroosteren uit te rollen over alle locaties. Ter voorbereiding hiervan  heeft Marga, wederom met samen Déhora, op locatie uitleg gegeven over het zelfroosteren. Kwintes heeft er voor gekozen de locaties de keuze te geven te gaan zelfroosteren of niet. De mogelijkheid om centraal te roosteren is blijven bestaan. Marga zegt hierover: ‘Waar we wel heel duidelijk in zijn is dat het de eigen keus van de locatie is. Wij als roosterbureau steunen en begeleiden, maar het is hun keus of ze wel of niet doen. Wij kunnen namelijk niet beoordelen hoe haalbaar het voor een locatie is’. Kiest een locatie voor het zelfroosteren, dan doen ze dan wel voor minimaal een jaar. Op deze manier kan de locatie voldoende ervaring op doen met deze manier van roosteren. Marga is erg blij dat de locaties van Kwintes een keuze kunnen maken uit de twee vormen van roosteren. Niet voor elk team is zelfroosteren de oplossing. ‘Waarom moet je mensen die tevreden zijn verplichten tot iets anders? En als ze willen mogen ze.’ Voor de locaties van Kwintes was het niet altijd even makkelijk om te kiezen voor wel of niet zelfroosteren. De leidinggevende van een team kan namelijk wel willen zelfroosteren, maar het team moet daar wel achter staan of over de eigenschappen beschikken hiermee om te kunnen gaan. Zelfroosteren vraagt veel van de taakvolwassenheid van een team. 

(Voorlopige) resultaten
Een van de meest welkome uitkomsten van het zelfroosteren is de verbetering en de toename van de onderlinge communicatie. Al in de eerste fase van het roosteren wordt er overleg gevoerd  over de verdeling van de diensten. Ook de locaties die na de pilot gekozen hebben het rooster weer te laten opstellen door het centraal roosterbureau communiceren beter over de roosters. Marga zegt hierover: ‘Doordat de medewerkers zelf ervaren hebben hoe het roosteren in z’n werk gaat, kunnen we elkaar op een andere manier aanspreken. De medewerkers weten nu ook hoe lastig het kan zijn om de roosters rond te krijgen en dat het niet altijd aan de roosteraar hoeft te liggen dat een rooster niet rondkomt. Dat kan namelijk ook aan de verscheidenheid van wensen binnen het team liggen. Er is nu sprake van een ‘wij-situatie’. Dat is voor onze grootste winst die we hebben kunnen behalen.’ De mogelijkheid tot zelfroosteren heeft er toe geleid dat er teams zijn die zeer gevarieerde roosters opleveren waarbij ze bijvoorbeeld een dienst, die normaal om 17.00 uur begint, om 14.00 uur aanvangen. Maar er zijn ook teams die zich nog vrijwel geheel houden aan de tijden die ze voorheen al hadden of waarbij een geheel nieuw vast patroon van diensten ontstaat. Tussen de teams bestaat nu dus heel veel diversiteit.

Het zelfroosteren heeft helaas nog niet tot gevolg gehad dat het roosterbureau minder tijd kwijt is aan het roosterproces. Er wordt nog veel tijd besteed aan het muteren van verschuivingen van ingevulde diensten. Daarnaast zijn de roosteraars binnen Kwintes hebben nu veel meer een coachende en instruerende rol en communiceren over de roosters gaat soms nog heel wat tijd zitten. De trainingen die de roosteraars zelf hebben gehad over het zelfroosteren komen hierbij goed van pas. 

Vervolg
De locaties die destijds hebben gekozen om te gaan zelfroosteren doen dit nu bijna een jaar. Het is dus binnenkort tijd om hun evaringen met het zelfroosteren te gaan evalueren. Marga verwacht dat ongeveer driekwart van de teams doorgaat met het zelfroosteren. Een kwart twijfelt nog. 

Waarom is dit sociale innovatie?
Kwintes komt met het zelfroosteren de wensen van medewerkers tegemoet. Zij hebben veel meer zeggenschap over de roosters. Tegelijkertijd wordt de kwaliteit van de roosters gewaarborgd door het systeem waar de roosters in komen te staan. Zowel de medewerker als de werkprocessen van Kwintes zijn hierbij gebaat. 

Tips
Houd goed bij welke stappen een team moet doorlopen om een rooster door middel van zelfroosteren tot stand te brengen. Door maandelijks de gang van zaken te evalueren kunnen heel veel problemen al tussentijds worden opgelost. Blijf verder goed communiceren met de medewerkers die met zelfroosteren aan de slag gaan. 

Verwijzing
Voor meer informatie verwijzen we u graag naar de website van Kwintes: www.kwintes.nl.

Keyword: Individueel roosteren