Individueel roosteren bij Buurtzorg Elst-2

2010 – Lokale teams van Buurtzorg Nederland zijn zelfsturend en kunnen zelf hun eigen planning en rooster bepalen. Zij staan hierin vrij om op welke manier dit te doen. Veel Buurtzorgteams hebben vanaf de start al gekozen voor een individuele roostervorm. Hieronder is de case Buurtzorg Elst-2 uitgewerkt.

Wat is Buurtzorg Nederland?

Buurtzorg Nederland een jonge organisatie (sinds 2007) en levert verzorging en verpleging aan huis. De organisatie bestaat uit meer dan 250 decentrale organisaties (Buurtzorgteams) die allen zelfsturend zijn. Dat wil zeggen, elk team bepaalt haar eigen koers, regels, personeelsbeleid, planning, etcetera. Vanuit het centrale kantoor in Almelo wordt voornamelijk ondersteuning geleverd door bijvoorbeeld de facilitering van ICT-systemen en grote administratieve handelingen.

Waarom is dit sociale innovatie?

Het roosterproces binnen Buurtzorg is ten eerste bottom-up en daarnaast zelfsturend. De Buurtzorgteams hebben de vrijheid om zelf de manier van roosteren te kiezen. De keuze valt vaak op een flexibele en individuele roostervorm waarbij de medewerker veel zeggenschap over heeft. Maar bovenal is het teamwerk het belangrijkst, en dus ook bij het afspreken van de roosters.

Doelstelling

Maximale zelfstandigheid voor medewerkers gekoppeld aan zoveel mogelijk vrijheid en flexibiliteit, en tegelijkertijd een goede kwaliteit van de zorgverlening.

Aanpak

De coördinerend verpleegkundige is bij Buurtzorg Elst-2 verantwoordelijk voor het rooster (sinds 2010 is het roosteren overgedragen aan een niet-coördinerend collega). Het rooster wordt bepaald op basis van de cliëntenplanning, die aangeeft hoeveel diensten er nodig zijn. De voorwaarde is dat het basisrooster altijd dekkend is met de cliëntenplanning. Het roosterproces vindt ongeveer 3-4 weken voorafgaand aan de volgende maand plaats. Het uiteindelijke rooster wordt een week van te voren bekend gemaakt.

Het rooster wordt door de coördinator via een spreadsheetprogramma op de computer gemaakt. In het basisrooster staan de vakanties en de vaste vrije dagen aangegeven. Vervolgens staat in rood en groen aangegeven waar de gaten zitten of waar knelpunten zijn. Dit rooster wordt vervolgens per e-mail naar de teamleden gestuurd, met de vraag of zij de gaten kunnen invullen. De taak van de coördinator is eigenlijk niet het roosteren, maar alleen het verwerken van de aanvragen.

De teamleden vergelijken afzonderlijk van elkaar het roosteroverzicht met hun eigen beschikbaarheid. Hierop passen zij het rooster aan. Regelmatig worden er op deze manier aanpassingen gedaan in het rooster. De teamleden sturen vervolgens het rooster terug naar de coördinator, die probeert alle diensten en gaten op te lossen. Indien nodig stuurt hij het aangepaste rooster terug naar de medewerkers. Dit herhaalt zich tot een acceptabel rooster overblijft. Het rooster wordt daarnaast in het werkoverleg besproken. Het wegwerken van alle rode blokken is in de praktijk niet altijd mogelijk. Iedere week staan er gemiddeld 3 à 4 kortere of langere diensten open, die dan in het overleg verdeeld worden.

Het komt maar weinig voor dat het rooster niet kloppend of dekkend is. In dat geval zal de roosteraar diensten gaan toewijzen. Ruilen vindt regelmatig plaats. Ruilingen worden tussen teamleden onderling opgelost en de betreffende medewerkers passen zonodig zelf de cliëntenplanning erop aan. In het geval van ziekte vindt een belronde plaats onder de teamleden. Cliënten moeten immers worden verzorgd.

Toen team Elst-2 nog maar net begon moest de coördinator veel sleutelen aan het rooster en aan het roosterproces om het kloppend te krijgen. Nu is hij qua tijdsbesteding aan het rooster nog maar 2-2,5 uur per periode kwijt. De clientenplanning, die elke week opnieuw verdeeld moet worden, kost ongeveer een uur per week.

Binnen Buurtzorg Elst-2 wordt er gewerkt met vaste tijdsblokken. De ochtenddienst loopt van 8.00 tot 12.0 uur (of van 9.00 tot 11.30 uur, dit is afhankelijk van aantal cliënten). De tussen-de-middagdienst is van 12.00 tot 14.00 uur. De middagdienst loopt van 15.00 tot 17.00 uur. De avonddienst is een enkele dienst en begint om 19.00 uur en loopt door tot 23.00 uur. In het weekend is een lagere bezetting nodig dan door de weeks. Dan wordt er één ochtenddienst minder gedraaid. In aantallen scheelt dat ongeveer één persoon. Regelmatig wordt er ook een tweede korte avonddienst (van ongeveer een uur) gedraaid om de lange avondroute te ontlasten.

(Voorlopige) resultaten

Een groot voordeel is dat het Buurtzorgteam zelfvoorzienend en zelfsturend is. Dit creëert een soort van eigen werkgeverschap. Dit vergroot het zelfoplossende vermogen van het team. Werknemers hebben de ruimte om hun eigen verantwoordelijkheid te krijgen en om zelf initiatieven te nemen. Hierdoor is er niet of nauwelijks sprake van onrust of ontevredenheid.

Door personele wisselingen is tijdelijk een stop op nieuwe aanmeldingen gezet. Het groeiende cliëntenbestand heeft wel voor een flink hoge werkdruk gezorgd, waardoor het nu ook zaak is om eerst het personele bestand weer op orde te hebben, voordat er weer nieuwe zorg aangenomen wordt.

Tips / Lessons learned

Deze case is tot stand gekomen in het kader van het onderzoek dat TNO, FNV Formaat en NCSI hebben gedaan naar de stand van zaken van Individueel Roosteren in Nederland. De uitkomsten van dit onderzoek zijn gepresenteerd op het NCSI Seminar van 11 februari 2010 en een samenvatting van dit onderzoek vindt u als bijlage.

Keyword: Individueel roosteren