Het Nieuwe Werken bij de gemeente Ede

2012 - Gemeente Ede heeft Het Nieuwe Werken ingevoerd. Er zijn flexplekken ingericht waar medewerkers activiteitgericht werken en medewerkers en leidinggevenden hebben geleerd resultaat gericht te werken en leiding te geven. Bijzonder is dat de invulling van onderop heeft plaatsgevonden, met een stevige rol voor werkgroepen én de ondernemingsraad, en dat HNW zich vanuit een deel van de organisatie langzaam uitbreidt tot iedereen meedoet.

Over Gemeente Ede
Gemeente Ede is een middelgrote gemeente met ruim 100.000 inwoners. Bij de gemeente werken ruim 800 ambtenaren verspreid over een vijftal locaties nabij het centrum van Ede. De afdelingen die zich richten op facilitaire dienstverlening zijn begonnen met Het Nieuwe Werken. De overige afdelingen volgen in de loop van 2012.

Aanleiding
In aanvang waren ruimtegebrek en bezuinigingen aanleiding om over HNW te gaan nadenken. Al snel verlegde de focus zich naar cultuurverandering en nieuwe vormen van leiderschap. Er was een breed besef in de organisatie dat de gemeente in een dynamische samenleving slagvaardiger moet gaan opereren en dat een sterk hiërarchische organisatie daar niet bij past. De betrokkenen beschouwen output gerichte sturing met verantwoordelijkheden laag in de organisatie als voorwaarde.  De koppeling tussen de benodigde slagvaardigheid en HNW werd toen snel gelegd. HNW werd daarmee integraal onderdeel van de ingezette organisatieontwikkeling.  

De aanpak
Voorafgaand aan de invoering van HNW is intern het gesprek op gang gebracht over de wensen van werknemers én klanten. De ondernemingsraad heeft hieraan bijgedragen door een e-monitor van Het Nieuwe Werken uit te zetten onder werknemers en zo een beeld te krijgen van hoe zij aankijken tegen onderdelen van HNW. Vervolgens is een leertraject over output gericht werken uitgezet en daarna zijn flexibele plekken ingericht. De invoering begon met een pilot voor 150 medewerkers en breidt zich langzaam uit om geleerde lessen meteen in te kunnen zetten voor nieuwe deelnemers.

Het nieuwe werken wordt in twee fasen ingevoerd. Eerst wordt binnen de setting van het gemeentehuis flexibel gewerkt. Alle vaste werkplekken zijn verdwenen of gaan verdwijnen. Een medewerkers kiest afhankelijk van zijn werkzaamheden een concentratie-, een semi-concentratie-, of samenwerkplek. De volgende fase is dat plaats- en tijdonafhankelijk werken, ook buiten het gemeentehuis, wordt ingevoerd.  Voor dit laatste is het een vereiste dat een goed werkend systeem van resultaatsafspraken tussen leidinggevende en medewerker is geïmplementeerd. Daarnaast moet de ICT voorziening op orde zijn en alle papieren dossiers zijn gedigitaliseerd.

Resultaten
De meeste deelnemers aan de pilot zijn enthousiast over de resultaten al gaat het nog met vallen en opstaan. Spannend is bijvoorbeeld het gebruiken van nieuwe media om over grenzen van afdelingen én van de organisatie samen te werken, dat levert veel op maar vraagt wel om een cultuur van openheid –niet je eigen werkgebied afschermen- en dat moet je leren. De ervaring tot nu toe is ook dat HNW, met deze nieuwe vormen van samenwerking en een meer ondersteunende rol van de leidinggevende, de oude hiërarchie doorbreekt.

In maart 2012 worden de resultaten van de eerste evaluatie opgeleverd. In de zomer van 2012 vindt een uitgebreide evaluatie plaats. Met de uitkomsten hiervan wordt de uitrol van HNW naar de rest van de organisatie bijgestuurd. 

Verwijzing:
meer informatie over de gemeente Ede vindt u op de website van de gemeente www.ede.nl.

Keyword: Het Nieuwe Werken