nederlands
english

Kennisbank Sociale Innovatie

Best practices en andere informatie over Sociale Innovatie, Slimmer Werken en Innovatief Organiseren

Terug naar start

Kenmerken

  • Auteur: Gemeente Zeist
  • Datum van publicatie: 3 oktober 2011
  • Datum van plaatsen: 2 oktober 2013

Delen

Acties

Waardering:
Waardering: Gemeente Zeist, De Bezuinigingsdialoog
SluitenX

We werken nu nog met veel plezier
aan sociale innovatie, maar het NCSI
stopt per 1 april 2012 haar activiteiten!

Hoe lang kunt u ons nog bereiken?

Gemeente Zeist, De Bezuinigingsdialoog

2011 - In 2010 werd bekend dat de gemeente Zeist vanaf 2012 per jaar 6.2 miljoen moest bezuinigen. Een kleine werkgroep onder leiding van de gemeentesecretaris kreeg daarom de opdracht om een drietal bezuinigingsscenario’s te ontwikkelen, welke aan de bevolking konden worden voorgelegd. De geformeerde werkgroep liep echter al snel tegen een aantal obstakels aan. Hoe realistisch zijn immers de drie te bedenken scenario’s? En brengt het voorleggen van de drie keuzen wel de juiste (maatschappelijke)discussie op gang?

Door deze constateringen kwam het idee naar boven om, in lijn met het coalitieakkoord, de burger meer te betrekken bij het formuleren van de bezuinigingsoplossingen; hij of zij is uiteindelijk immers ook probleemhouder van de bezuinigingsopgave.

Aanpak

In navolging van de aanpak van de Europese Commissie, werd door de werkgroep een aanpak uitgedacht waarbij (burger)experts rond een bepaald thema werden uitgenodigd om mee te werken aan een probleemstelling en daarbij behorende oplossing. In beginsel zijn in deze ‘Zeister benadering’ alle stakeholders, zowel burgers als professionals, te kwalificeren als Experts.

Thema’s en Kaderstelling

De thema’s zijn gekozen door de posten op de  begroting te clusteren tot overkoepelende thema’s. Elk van deze thema’s kreeg een financiële taakstelling mee, gebaseerd op de hoogte van de beïnvloedbare kosten. Voorts stelde de oorspronkelijke werkgroep de kaders vast waarbinnen de bezuinigingen gevonden moest worden. Dit om te voorkomen dat de raad uiteindelijk niet met de voorstellen in kon stemmen. Tevens gaf de taakstelling de experts richting en duidelijkheid. Uiteindelijk werden de volgende acht thema’s geformuleerd: Zorg en Welzijn, Burger en Buitenruimte, Sport, Cultuur en Sociale economie, Ruimtelijke ontwikkeling, Veiligheid, Burger en Bestuur, Onderwijs.

Chef de Dossier

De acht themagroepen stonden onder regie van een ‘Chef de Dossier’(Chefs). Deze Chefs waren voornamelijk verantwoordelijk voor het proces en bemoeiden zich niet met de inhoud van de aan te dragen oplossingen. De Chefs werden geworven binnen de eigen ambtelijke organisatie door middel van een ‘open call’, waar elke medewerker zich voor kon aanmelden.

Bij de selectie van de Chefs is geen traditioneel functieprofiel opgesteld in de zin van opleiding(sachtergrond) en huidige functie, maar werd voornamelijk gekeken naar enthousiasme en competenties. Hierbij waren communicatieve vaardigheden belangrijk. Het selecteren op competenties had tot gevolg dat de Chefs een zeer gemêleerde groep was, zo zijn bijvoorbeeld zowel de hoofdinkoper als een juridisch adviseur Chef de Dossier geworden.

Als voorbereiding op hun rol als Chef kregen de geselecteerden verschillende trainingen. Zo werd bijvoorbeeld een acteur ingehuurd om voor boze ‘expert’ te spelen tijdens een fictieve themabijeenkomst. Daarnaast werd er tijdens het proces elke morgen door de chefs gezamenlijk koffiegedronken, om door middel van ‘story telling’ van elkaar(s fouten) te leren en elkaar waar nodig te ondersteunen.

De chefs werden intern geheel of gedeeltelijk vrijgesteld van hun eigenlijke werkzaamheden. Gezien het intensieve proces was dit ook noodzakelijk.

(Burger)experts

Voor de (burger-) experts rondom de verschillende thema’s was een mix van deskundigheid, ervaring en belang nodig, opdat er een zo volledig mogelijk beeld van de problematiek kon worden geschetst. De maand februari (maand na de besluitvorming) is daarom benut met het doen van een stakeholders analyse en het werven van de experts. Dit was voornamelijk een taak van de verschillende Chefs, welke hiervoor hun netwerk inzette of open uitnodigingen plaatsten in diverse (lokale)media.

Om een zo breed mogelijk netwerk van experts bij elkaar te krijgen is er voor gekozen om ook meer onconventionele methoden te gebruiken, zoals bijvoorbeeld het door kunstenaars laten maken van 3D tekeningen op straat. Het idee hierachter was dat de mensen die stopten om te kijken, konden worden aangesproken en geïnformeerd over de Bezuinigingsdialoog. Om ook jongeren te betrekken in dit proces van co-creatie, werden scholen(ieren) gevraagd om filmpjes te maken over de manier/onderwerpen waar zij op zouden bezuinigen.

Groen- en witboek fase(n)

Na de Kick off, de eerste(kennismakings) bijeenkomst van de Chefs en de Experts, volgden er per themagroep zes bijeenkomsten van een avond. Deze bijeenkomsten werden verdeeld over twee fases van elk drie bijeenkomsten, de groenboek- en de witboekfase. De opdracht voor elke themagroep was:

  • Doe concrete voorstellen op het thema waarin u participeert, gericht op de realisatie van de nieuwe verhoudingen tussen overheid en samenleving
  • Doe concrete voorstellen die bijdragen aan de bezuinigingsopgave van 10% op het thema waarin u participeert
  • Ontwikkel deze voorstellen met uw gesprekspartners van het thema, zodat een breed perspectief ontstaat.


De eerste fase was de groenboek fase. Hierin werden de achtergronden en de context van de bezuinigingen geformuleerd, welke uiteindelijk resulteerde in een zogenoemd groenboek. Dit werd vervolgens door het college van B&W getoetst op inhoud, op basis waarvan besloten werd om het project al dan niet te vervolgen. Voorts werd als afsluiting een werkcollege georganiseerd waarin ook de raad haar input kon leveren bij het college.

Na de goedkeuring van het college begon de witboekfase. Deze bestond eveneens uit drie avond bijeenkomsten.  In deze fase werden er concrete bezuinigingsvoorstellen geformuleerd in het licht van de ideeën uit het groenboek. Voor de benodigde expertise kon bij ambtenaren worden geïnformeerd.

Resultaat

De bezuinigingsdialoog resulteerde in ruim 200 bezuinigingsvoorstellen, verspreid over 8 witboeken. Deze acht witboeken zijn uiteindelijk gebundeld in één centraal witboek, en door ambtenaren – in overleg met financieel adviseur en de betreffende Chef de Dossier- vertaald in ‘productbladen’ waarop alle relevante informatie gebundeld werd. Deze werden vervolgens ter stemming aan de Raad voorgelegd, welke uiteindelijk met slechts 16 amendementen (waarvan slechts acht het haalden) de voorstellen overnam.

Daarnaast realiseerde de gemeente Zeist een sluitende begroting 2012, en wist zij de burgers actief te betrekken bij het bezuinigingsproces. Door het benutten van de creativiteit van de burger werd tevens een waardevol kennisnetwerk gerealiseerd, welke nog steeds ‘gebruikt’ wordt. Dit zijn (niet altijd) geplande, formele contacten, maar veeleer ongedwongen ontmoetingen of ongevraagde input van (ex) Experts, die de betrokken (ambtenaren) voorzien van een maatschappelijk ‘onderbuik gevoel’.

Sociale innovatie

Sociale innovatie vereist zowel verbetering van de arbeidskwaliteit, als van de organisatieprestatie.

Het feit dat de burger actief betrokken wordt bij het doen van bezuinigingsvoorstellen, heeft consequenties voor de rol van de ambtenaar binnen de gemeentelijke organisatie. Dit is tweeledig, immers is er enerzijds de rol van de ‘Chef de Dossier’ en anderzijds de rol van de ‘normale’ ambtenaar. Voor de ambtenaren die als Chef de Dossier hebben meegewerkt aan de Bezuinigingsdialoog is er het meeste veranderd. Zij hebben zich een jaar lang kunnen ontplooien in een (voor hen) nieuwe functie. Zo verschoof voor hen niet alleen de focus van inhoud naar  proces, ook het krachtenveld waarin zij acteerde veranderde volledig. In plaats van binnen een ambtelijke, hiërarchische organisatiestructuur te opereren, stonden zij opeens midden in een ‘netwerkomgeving’ met tegenstrijdige belangen. Dit vereiste andere competenties en bracht nieuwe uitdagingen, waardoor de Chefs zich zowel persoonlijk en professioneel konden ontwikkelen. Een aantal van de Chefs is sindsdien ook doorgegroeid naar een andere functie.

Voor de ambtenaar die geen Chef de Dossier was veranderde er ook het nodige. In plaats van zelf met bezuinigingsvoorstellen te komen, is zijn/haar rol nu meer ondersteunend van aard, doordat het primaat van de voorstellen bij de verschillende thema groepen ligt. Doordat zij als adviseur bij verschillende themabijeenkomsten aanwezig zijn, is het belangrijk om in ‘lekentaal’ uit te kunnen leggen wat de consequenties van beleidskeuzes zijn. Anderzijds moeten ze ‘lekentaal’ kunnen vertalen naar beleidsplannen en vakjargon.

Naast dat er voor 2012 een sluitende begroting werd gerealiseerd, is de gemeente door het proces van co-creatie dat aan De Bezuinigingsdialoog ten grondslag ligt dichterbij haar burgers komen te staan. Hierdoor zou in theorie de waardering van de burgers voor de gemeente moeten toenemen. Echter hier zijn nog geen cijfers over beschikbaar.

Tijdslijn

*2011

25 januari: Unaniem raadsbesluit over het te lopen interactieve proces +  de kaders die de raad meegaf

25 januari - 28 februari: Zoeken en benaderen van de experts

28 februari: Kick off met de acht Chefs en 220 experts

1 april: Groenboek fase; in de eerste drie bijeenkomsten hebben de experts een groenboek samengesteld, met daarin de omgeving of kaders waarbinnen de bezuinigingen zouden moeten vallen.

19 april: Toetsing door de Raad van de groenboeken, kijken of de aangedragen voorstellen doorontwikkeld zouden moeten worden tot een zgn witboek. Positief besluit.

28 april: Afsluiting Groenboekfase. De Raad kan input leveren op de voorstellen in het groenboek

1 mei: Start witboekfase. In wederom drie bijeenkomsten de plannen uit de groenboeken koppelen aan de kennis van ambtenaren om zo de bezuinigingsvoorstellen te concretiseren.

6 juni: Inleveren concept witboeken, met daarin ook de maatschappelijke consequenties van de bezuinigingen beschreven.

21 juni: Bespreking van de acht samengevoegde witboeken, met daarin meer dan 200 bezuinigingsvoorstellen

15 augustus: Vertaling van de bezuinigingsvoorstellen uit het witboek naar zogenoemde ‘productbladen’ door de ambtelijke organisatie.

8 november: Het centraal witboek werd ter besluitvorming voorgelegd aan de Raad. Uiteindelijk werden er slechts 16 amendementen voorgesteld, waarvan 8 het haalden.

Verwijzing:
zie de website van de gemeente Zeist: www.zeist.nl

Thema’s:  Externe samenwerking; Cocreatie;

Bron: Cases; Multi media

Sector: publieke sector