Digitaal Zelfroosteren met punten bij Stichting Schakelring 2011

2011 – Zelfroosteren; in Scandinavië al jaren een bekend fenomeen, in Nederland een recent sociaal innovatief thema. De geluiden zijn positief en steeds meer organisaties gaan over op pilots om te exploreren of zelfroosteren werkt voor hun organisatie. Zo ook Stichting Schakelring, waar na een succesvolle pilot, zelfroosteren nu ingevoerd gaat worden in de hele organisatie. In deze casus wordt beschreven hoe Stichting Schakelring het individueel roosteren met punten heeft ingevoerd en nog steeds succesvol toepast. Stichting Schakelring wordt in dit proces ondersteund door Déhora Consultancy Group.

Waarom is dit sociale innovatie?
De doelstelling van Stichting Schakelring om zelfroosteren in te voeren, is tweeledig. Door te gaan zelfroosteren zijn de teamleiders minder tijd kwijt aan het  maken van het rooster en het doorvoeren van de mutaties in het rooster. Maar het voornaamste doel om te gaan zelfroosteren is meer tevredenheid creëren bij medewerkers over de werk/privé balans. Uit het medewerkerstevredenheid-onderzoek van twee jaar geleden bleek dat dit een belangrijk verbeterpunt was in de ogen van de medewerkers. Voordat er gewerkt werd met het principe van zelfroosteren, werden de roosters handmatig ingevuld door de teamleiders. De teamleden hadden de mogelijkheid om iedere week een wens in te vullen, waar rekening mee werd gehouden. Door te gaan zelfroosteren, wilde Stichting Schakelring meer tegemoet komen aan de wensen en behoeften van haar medewerkers op een objectieve en transparante wijze. Bijkomend voordeel van het digitaal zelfroosteren is dat werknemers in een team zelf verantwoordelijk zijn voor het rooster en niet meer de teamleider. Deze eigen verantwoordelijkheid van de medewerker is vernieuwend ten opzichte van de het oude systeem.

Aanpak
Na een artikel in een vakblad gelezen te hebben over zelfroosteren werd Harrie Veldkamp, locatiemanager bij woonzorgcentrum St. Janshof en woonzorgcentrum St. Antonius enthousiast. Hij voerde gesprekken met de Raad van Bestuur en een begeleidende partij waarna gestart werd met een pilot. Aan de pilot hebben drie zorgteams meegedaan, die onder de verantwoordelijkheid van twee teamleiders vallen. Voordat de teams daadwerkelijk konden starten met zelfroosteren, zijn eerst de basisbehoeften en de vraag van de teams in kaart gebracht. Vervolgens zijn in twee dagdelen de teamleiders getraind door de begeleidende partij. Alle betrokken teamleden zijn vervolgens in speciale bijeenkomsten geïnformeerd. Na deze informatiebijeenkomsten werd er voor de teamleden een ‘knoppentraining’ gegeven om wegwijs te worden in het systeem. Volgens Veldkamp is dit proces zonder problemen verlopen.

Zelfroosteren gebeurt aan de hand van drie fasen. In de eerste fase mag iedereen naar eigen wens en voorkeur het rooster invullen. Dit kan digitaal zowel thuis als op werk gebeuren. Voor deze fase staat twee weken. In de tweede fase moeten de teamleden zelf de tekorten opvullen en de overschotten wegwerken. Ook voor deze fase staat twee weken. De medewerker die vrijwillig in deze fase het rooster opvult, krijgt punten. De eigen verantwoordelijkheid van de teamleden wordt hierbij aangesproken. In de derde afsluitende fase vult de teamleider alle nog openstaande gaten in waarbij de medewerker die de minste punten heeft verzameld, het eerste aan de beurt is. De punten die de individuele medewerker heeft verzameld zijn voor alle medewerkers transparant.

Inmiddels is de pilot afgerond en heeft Stichting Schakelring na instemming van de O.R. het systeem aangekocht voor de hele organisatie. De organisatie gaat in drie groepen achtereenvolgens de stappen volgen die de pilotteams ook hebben gevolgd, met als doel dat voor de zomer 2011 iedereen gestart is met digitaal zelfroosteren met punten.

Voorlopige resultaten
Het voornaamste uitgangspunt om te gaan zelfroosteren is het verbeteren van de werk/privé balans. Na het pilot-jaar waren alle betrokken teamleden erg tevreden hierover (zo bleek uit de evaluatie dat 80% van de medewerkers niet meer terug wilde naar het oude systeem). Ook het ziekteverzuim was aantoonbaar lager dan in de periode daarvoor en de vraag van teamleden: ‘ we gaan toch wel door na afloop van de pilot?” werd veel gesteld.

Daarnaast waren de teamleiders ook minder tijd kwijt met het invullen van de roosters. Dit is het resultaat van het neerleggen van de verantwoordelijk bij de teamleden. Zo ligt de verantwoordelijkheid bij ziekte van één van de teamleden in eerste instantie bij het team. Hierdoor kost het rooster minder tijd voor de teamleiders, waardoor zij hun tijd efficiënt kunnen indelen. 

Tips
Stichting Schakelring heeft ervaren dat het belangrijk is een projectteam aan te stellen, die de voortgang en reacties van de teams in de gaten houdt. Deze vorm van roosteren betekent een cultuuromslag voor velen waardoor het belangrijk is te blijven communiceren. Mensen zijn namelijk meer dan voorheen zelf verantwoordelijk voor het rondmaken van hun rooster. Ronde tafelbijeenkomsten waar ervaringen worden besproken zijn daarom belangrijk.

Ook het continue in gesprek zijn met de OR heeft goed gewerkt. De ICT-koppeling met de andere systemen (salarisadministratie) bleek mogelijk, al heeft de beslissing volgens Veldkamp om met zelfroosteren te starten daar niet van afgehangen. “Daarvoor is de filosofie van het zelfroosteren met punten te mooi”.

Het softwaresysteem dat gebruikt kan worden voor het zelfroosteren houdt een ‘Goodwill-lijst’ (puntensysteem) bij. Hiermee houdt het systeem bij welke werknemers ingedeeld zijn op een niet populaire dienst of de gaten hebben opgevuld in fase 2 en 3.

Het sleutelwoord om van zelfroosteren een succes te maken, is volgens Veldkamp enthousiasme. Enthousiasme bij zowel management, de teamleiders als de teamleden. Als je zelf niet enthousiast bent, gaat het niet lukken. Om succesvol te willen zelfroosteren, moet je als organisatie de voordelen inzien en ze uitdragen. De boodschap van Veldkamp luidt dan ook: “Doe er niet te moeilijk over, ga er mee starten, ik geloof hier echt heilig in! En, met digitaal zelfroosteren met punten hebben we een stap gemaakt welke zeer aantrekkelijk is voor (toekomstige) medewerkers, juist in een krapper wordende arbeidsmarkt”. 

Verwijzing
Meer informatie vindt u op de volgende websites: www.schakelring.nl of www.dehora.nl.